如何整理客户档案

顾客档案管理，营销管理中举足轻重，那美容院如何做好客户档案管理呢?下面由我为大家搜集的美容院如何管理好顾客的档案，希望对大家有用!

一/客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即美容院的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入美容院的客户管理系统。

从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。

2. 从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3. 从客户性质来划分：包括政府机构(以国家采购为主)、特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司、顾客(个人)和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4. 从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户(交易时间长、交易量大等)，一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。

总之，每个美容院都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

二/客户管理内容

正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：

1. 客户基础资料。

即美容院所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的`起点和基础。客户资料的获取，主要是通过业务员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现。 客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;所有者、经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、美容院组织形式、业种、资产等方面。

2. 客户特征。

服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、美容院规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。

3. 业务状况。

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4. 交易活动现状。

主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;美容院信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，管理档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。

三/客户档案管理方法

建立客户档案卡

作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡(又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等)。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

①. 由业务员进行市场调查和客户访问时整理汇总。

②. 向客户寄送客户资料表， 请客户填写。

③. 委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字(如美容院实力等)，所以对这些资料应加以审核。但一般来说，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。

如何管理客户档案

建立顾客档案，很多企业认为是一件很普通的事，不就是记录一下顾客的联系方式、联系人、地址吗。其实不是这样，顾客档案管理也需要数据化、精细化、系统化，这样的档案才对营销管理工作有指导性。要完善每一个顾客档案，需要对顾客进行一次全面体检。　　顾客档案管理的内容包括：顾客基础资料、产品结构、市场竞争状况及市场竞争能力、与我方交易状况，结合其资信能力、市场容量、经营业绩、客户组织结构、竞争对手状况等一系列的相关资料，并进行分析、归类、整理、评价，有能力的企业可以建立数学模型、用计算机来进行管理。

以下方法仅供参考：

如何建立有效客户档案

1、客户档案原始资料。　客户档案原始资料是客户档案的基础内容，常见的客户档案原始资料主要有：交易过程中的合同、谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；客户的法人营业执照、营业执照、事业法人营业执照的副本复印件；客户履约能力证明资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。在对客户档案资料进行保管分析的过程中，各类原始资料的保管和整理是最基本的工作。因为在交易过程中逐渐形成的客户档案原始资料是非常多的，为了避免今后的经济纠纷，这些书面的原始档案资料应该被完好的保存起来，切实防范企业与客户经济往来中发生的合同风险、法律风险和信用风险。 　　2、客户资信调查报告。 　　客户资信调查报告是客户档案的核心内容，它是对客户档案原始资料进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料。从资信调查报告的形成过程和主要用途来看，它是由企业资信调查人员撰写的一种反映客户信用动因和信用能力的综合报告，是详细记录客户资信信息的载体。资信调查报告的主要内容有：被调查公司的概况；股东及管理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联企业及关联方交易情况；公共记录；媒体披露及评语；对客户公司的总体评价；给予客户的授信建议等。此外，资信调查报告还可以包括经过分析得到的分类类别、交易的趋势、客户的购买模式和偏好特征等内容。企业资信调查报告的格式没有严格的规定，在实践中可以根据企业的具体情况选择不同的格式，通常在撰写过程中可以参考专业资信调查机构的标准报告来进行。

怎样建立一个客户档案

通常情况下，小编比较喜欢用笔记本来建立客户档案。尤其是当我们的工作不需要每天面对电脑的时候，纸质的客户档案更利于我们查阅或者随时记录，携带起来也是非常方便的。

比如已经成交的会员客户，这个可以叫做VIP客户，需要我们建立一个完整的档案。客户的姓名，联系方式，住址，公司信息，家庭成员信息，什么时候成交的，成交的类型是什么等等，客户的档案尽可能的详细。这样在做服务的时候才有内容可谈。

请问大家都是如何整理客户资料的？

　　朋友，这种客户资料的信息，主要是看你们需要的具体内容而定了。
　　一般情况下，需要注明以下信息，以方便以后你们查询、使用、联系等。
　　国家、公司名称、联系人、职务、手机、电话1、电话2、传真、电子邮件1、电子邮件2、公司网站、公司地址、邮编、主营产品/主要服务　　说明：　　1. 公司电话一般不只有一部，所以多留两部，方便你在对方占线，无人应答时，拨打另外的电话号码；同理，电子邮件也应该不只有一个；
　　3. 客户联系人信息表，最好是用EXCEL来制作。这个将方便你以后，对一些信息的分类查询、导出（可制作信函打印等）。
　　4. 此外，你还可以根据你自己的需要，随意添加一些内容。总之，方便、实用是制作客户资料的最大窍门。
　　以上信息，仅供参考！