呼和浩特档案整理外包服务

　　档案整理是指单位档案规范整理、档案编目、制作目录、规范装盒，对目标档案进行科学整理的过程，使之后期利用、保管更加安全、便捷。越来越多的企业选择专业的第三方档案整理服务商来进行档案专业化整理。今天我们就来了解一下企业选择档案整理服务商的要点吧！

　　企业在选择档案整理服务商时，首先要考察一下服务商资质，正规的第三方档案整理机构都是在当地的档案局有备案的，就拿武汉市来说，我中心作为一家服务商，须具备档案中介备案资质。其次要考察一下服务商实力，一方面不仅自有办公场地，有一些具备一定规模的服务商还建有专业的人事档案库房和档案寄存库房，另一方面拥有一定人数的稳定专业的团队，而不是录用大量的兼职人员。最后要考察一下服务商软实力，一家专业靠谱的档案整理机构，会有完善的档案管理系统，并且有丰富的解决方案和服务案例，为档案的规范化整理提供有力的保障。

　　档案整理工作包括哪些内容呢？

　　档案整理工作它的基本程序，档案整理工作的原则、全宗的组织以及全宗的排列与编号。档案整理是通过一系列手段将收集来的档案科学的组织，使之条理化和系统化，这是一项非常基础也必不可少的一项档案工作的环节。档案整理可以为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，它可以为准确的鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。

　　另一方面能够完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。

　　在正规条件下，我们的档案整理工作包括档案室接收文书部门和业务部门，按照归档要求整理、归档的文件或者是案卷。档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理、移交的文件和案卷。正常条件下，档案室和档案馆的档案整理工作主要是对所接收的档案在更大的范围内进一步的系统整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工。另外呢对整理不善的档案进行局部的调整，档案馆和档案室对已整理入馆，如实保存的档案，经过管理、实践的检验或专门的质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高整理的质量。

　　某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，也要对其进行相应的调整。对零散文件的整理，对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗类档案的分类，然后案卷的编列、编辑档案、案卷目录编制等等……

　　照片档案的整理步骤

　　按照《照片档案管理规范》的要求，照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　1.照片档案的分类

　　根据照片档案的特点，从室藏档案的实际出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

　　（1）底片的分类

　　按底片的制成材料分类，有软质底片、硬质底片；按底片尺寸大小分类，有2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。

　　（2）照片的分类

　　应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

　　2.照片文字说明的编写

　　文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起，可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否，直接影响到照片档案的质量。文字

　　说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

　　3.照片档案的立卷

　　照片档案分类后，应将照片档案组合成案卷。一般情况下，一项内容一卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页，照片档案数量很少的单位，每一年的照片可组合成一卷。一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号，照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式，即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。

　　4.照片档案目录的编制

　　为了方便地查阅利用照片档案，需要编制照片档案目录。照片档案目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照照片号顺序排列。照片档案基本目录的必备项目有照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。

　　为什么需要专业档案整理

　　对于企事业单位的档案管理工作而言，在日常工作开展时会遇到一些问题，比如缺乏专业的档案岗位工作人员，所以对于档案管理的日常工作流程会产生一些疏漏。对于应对档案工作检查，因为缺少专业档案管理经验，使得工作成果达标难，需要对工作内容进行反复修改检查。所以对于企事业单位来说，如何通过专业档案整理解决这些问题，使得日常的档案管理工作能正常开展，就很重要了。

　　对于这些问题，首要的工作就是需要完成专业档案整理工作。对于各类档案材料，如文书档案、会计档案、人事档案、工程档案等，按照国家档案管理规章制度与行业标准，进行档案整理工作，是档案建设的基础工作之一。

　　对于收集的数量、种类繁多的档案材料，经过材料鉴别工作后，按照专业标准进行档案材料分类、排序、目录撰写、技术加工并装订成卷。在完成专业档案整理工作之后，在进行日常工作时，才能以此为基础，完成档案材料的查询、借出、档案内容补充等环节的工作。