合肥档案整理外包服务

　　随着企业的高速发展，来自金融机构、大型企事业单位的大量业务资料、凭证、单据等呈几何级数增加，档案整理外包服务以降本增效为特点，受到了很多企事业单位的青睐。

       档案服务外包需求日益增长，各类服务机构发展迅速但良莠不齐，选择档案整理外包服务要注意以下三个原则。

　　第一，合法原则。外包服务机构熟悉各项法规政策，不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包服务不得实施，能严格按照档案外包服务行业标准和规范开展服务工作。

　　第二，安全原则。外包服务机构拥有健全的安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损，或造成商业秘密和个人隐私被泄露。

　　第三，可控原则。外包服务机构能接受企业对档案服务外包工作全过程的监督监控，对外包机构的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，让档案整理外包服务的各项风险点都在可控范围之内。

　　如果您的企业有档案整理的需求，把握好以上三个原则，就可以挑选到称心如意的档案整理外包服务机构啦！

　　归档文件整理

　　立档单位在其他职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修正、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　整理原则

　　1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

　　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；

　　3、归档文件整理应符合文档一体化要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；

　　4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　一、组件

　　归档文件一般以每份文件为一件，其中：

　　正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。同时应注意件内排列顺序。

　　二、分类

　　立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　1、按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　2、按机构（问题）分类

　　将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应择一适用，不能同时采用。

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多个部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　3、保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　三、排列

　　1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

　　3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　四、编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　档号结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成的归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　归档章的组成：全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

　　五、编目

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细、便于检索。

　　归档文件应逐件编目，设置序号、档号、文号、责任者、提名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

　　归档文件目录除保存电子版外，还应打印装订成册。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。

　　企业进行档案整理的意义

　　档案工作在整个企业运营中承担着“后勤”角色，虽不在前“冲锋陷阵”，但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转，档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用，档案是企业发展的有力支撑。

　　一、企业档案的情报价值

　　档案在科研设计中具有重要的查考价值，科研档案是一个企业在产品设计研发过程中的重要技术依据，在整个企业战略规划过程中被纳入整个发展项目规划，被纳入单位领导议事日程，纳入单位工作计划，纳入单位的职工经济责任制。之所以如此，主要依仗于科研档案的重要查考价值，因为在开发产品的过程中，研发技术具有可持续性、连续性，对于科研人员具有无可替代的参考价值。企业产品的研发工作是一个从无到有的过程，在企业的整个运营战略中处于上游，具有总揽全局的战略地位。那么，研发肯定不是凭空设想、闭门造车，而是需要大量的科技情报档案资料作为支撑，查阅相关档案，吸收引进。从这个意义上讲，档案为科学研究提供了一个上升的平台，构造了一个可持续发展的框架。就笔者之前所在单位而言，从档案日借阅频次来看，科技档案最多，尤其是产品档案居多。大多借阅者都是反复研读、推敲，有些是为改进，有些是为新品研发。从这个层面上讲，档案其实一点也不“默默无闻”，而是在不断“发光”。

　　二、企业档案的评审价值

　　档案是历史真相的再现，具有一定的法律效力，以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据凸显其巨大作用。笔者之前所在公司曾遇到此类事情，单位得到上级紧急通知要审计财务。由于时间紧任务重，需要通宵工作，为此，档案部门作了事前的材料准备。由于年度较多，需要提供涉及生产、经营、财务管理诸多方面的档案。养兵千日，用兵一时，从档案管理角度来看就是：存档千日，用档一时，保管了多日的档案，此刻价值才体现出来。其从这个意义上来说，档案管理同国防建设有相似之处，都是面向未来、服务于长远。档案管理从宏观角度来看，就是服务于国家国民经济建设，促进国民生产生活等诸多领域的可持续发展；从微观角度来看，主要面向社会的某一领域、团体、组织或个人的日常工作需要，就本单位而言，就是为本单位的生产、科研、经营、管理服务，着力于单位的各项工作顺利进行。从此次财务审计来看，审计人员从财务档案入手，全面审核了单位资金使用状况，整个过程，“档案”做了最好的回答。试想如果没有这些档案的“陪审”，恐怕很难完成此次审计工作，这也正是档案管理价值的微观体现。从档案的归档到编目、整理、保管等诸多环节，都是在为档案今后价值的发挥做准备，这些准备过程就是日常的养兵、练兵阶段，养兵练兵乃是用兵基础。档案管理同样如此，日常的档案管理业务是充分发挥档案价值的基础，是做好各项工作的重要前提，是单位进行重大战略决策的依据。

　　三、企业档案的维权价值

　　当下，各单位基础设施建设日新月异，项目档案骤增，这些项目档案涉及科研生产、技术改造等基础建设项目。这些项目在可行性研究报告、建设过程中，竣工阶段都需要全方位的质量监督、财务监督、责任监督。企业档案在这些项目建设过程中，无疑成为强有力的可查信息资源，扮演着维护企业权益的重要角色。从这个意义上讲，企业档案成为维护企业权益的重要法宝，其重要性可见一斑。笔者之前所在单位，在一次外购设备中，在开箱验收阶段时，发现一设备是翻新设备，当时及时拍照取证，提供相关项目档案有关技术合同、协议等，积极和厂家联系，使得事情妥善解决，为单位挽回经济损失。在日常工作中，设备档案、基建档案等项目查考较为频繁，问题多涉及设备维修、厂房改造、电网铺设、管道维护等事项，这些事项均为工厂的基础设施项目，关系着企业日常的正常运行。在解决这些事项时，档案始终如一地伴随左右，默默发挥着功效，维护着企业的正当权益。质量是企业的生命，没有质量无以言效益。质量档案对企业维护自身形象来讲可谓相依不离，当遇到重大质量问题时，需要企业提供相关产品原始记录，试验数据，以此说明产品是否按客户要求生产，是否达到客户对产品性能、参数的要求。每遇此事，笔者就要提供大量质量档案、试验档案，力图说明单位生产过程完全按规定要求生产，以此证明企业产品没问题，进而维护企业的权益。

　　四、企业档案的营销价值

　　企业要适应市场，要在市场上占有一席之地，就必须注重塑造企业自身形象，宣传企业产品。通过图片档案、荣誉证书档案的宣传可以向社会展示企业形象、精神风貌、产品品质，提高企业的知名度，从而获得较高的市场认可度。从笔者近几年的工作中，市场部经常借阅产品型号的生产许可证、产品合格证以及相关获奖证书的原始件，使得许多用货单位看后确认该厂是信得过的企业，产品质量可靠，纷纷与厂里签订供销合同，助推企业生产经营效益大增。

　　企业人事档案整理的重要性

　　企业人事档案管理是企业管理中的重要环节，企业人事档案管理的目标是确保员工个人信息的准确性和完整性，通过有效管理人事档案，可以更好地了解和利用人才。

　　企业人事档案管理的主要内容包括员工的教育经历、工作经历、职务变动、薪资调整、培训发展、技能资质、绩效考核等方面的信息。这些信息不仅反映了员工在企业中的工作状况，也是企业进行人力资源管理和决策的重要依据。企业人事档案管理的重要性体现在以下2点：

　　1，人才选拔与培养：通过档案了解员工的过往经历，为培训和发展计划提供依据；

　　2，员工流动管理，当员工离职或调岗时，档案的及时更新和转移是必要的。

　　企业人事档案管理需要由专人负责，采用现代化技术进行档案整理以及数字化管理，这也是人事档案管理的趋势。并且需要对档案定期进行更新和维护，以确保档案信息的准确性和完整性。同时，企业也需要加强员工的人事档案保护意识，确保员工的个人信息不被泄露和滥用。

　　总的来说，企业人事档案管理是一项复杂而重要的工作，需要企业高度重视并采取有效的措施进行管理和保护。