金融行业、银行关于财产保险业务档案管理规范（二）

5 管理职责
5.1 业务部门职责
负责财产保险业务文件的收集、整理和归档工作,并对归档文件的完整、准确、形成质量和整理质量负责。
5.2 档案部门职责
5.2.1 负责对财产保险业务档案工作进行统筹规划。
5.2.2 负责制定符合本单位实际的财产保险业务档案管理规章制度。
5.2.3 负责监督和指导业务部门做好财产保险业务文件的收集、整理和归档工作。
5.2.4 负责财产保险业务档案的接收、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
5.2.5 参与本单位财产保险业务信息系统的规划、设计、开发、实施等工作,提出财产保险业务电子文件归档要求,指导业务部门及时归档财产保险业务电子文件；负责电子档案管理系统建设,确保能够及时接收财产保险业务电子文件,并符合电子档案管理要求。
5.3 信息化部门职责
负责在财产保险业务信息系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实财产保险业务电子文件归档功能要求,依据标准建设财产保险业务信息系统电子文件归档功能,参与电子档案管理系统建设,做好电子档案管理系统的运行维护,为财产保险业务电子文件归档和电子档案管理提供信息化支持。
6 收集
6.1 财产保险公司在承保、理赔、再保险等业务活动中直接形成的业务文件应纳入归档范围。各公司可参考但不限于附录 A 确定本单位财产保险业务文件归档范围。
6.2 财产保险业务文件归档时应划分保管期限。财产保险业务档案的保管期限分为永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各类业务档案保管期限具体见附录 A。附录 A 中规定的保管期限为最低期限, 各公司在具体划分时可选择高于本规定的期限。承保类业务档案的保管期限一般自保险合同终止之日起计算,理赔类业务档案的保管期限一般自结案次年1月1日起计算,再保险业务档案的保管期限一般自归档之日起计算。
6.3 业务人员应根据归档范围将办理完毕的业务文件及时移交部门专(兼)职档案人员。
6.4 财产保险业务文件制成档案材料应有利于归档保存,图文字迹应符合耐久性要求。