照片档案归档整理规范

　　照片档案主要指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。下面主要从照片档案归档整理规范来介绍。

　　照片档案归档整理规范

　　一、整理原则

　　照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　二、照片、底片的鉴定

　　1.保管期限

　　保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期．短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。

　　2.密级

　　密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB／T 7156及有关规定执行。

　　三、底片的整理

　　1.底片的编号

　　底片号是固定和反映底片在全宋内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：全宗号——保管期限代代码——张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2，3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。

　　2.底片号的登录

　　1）宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。

　　2)底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。

　　3)底片袋的标注底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

　　3.底片的入册

　　1)底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。

　　2)应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。

　　3)芯页的插袋上应标明相同的底片号。

　　4.大幅底片的放置

　　对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

　　5.册内备考表

　　1)内备考表应放在册内最后位置。册内备考表见附录A。

　　2)本册情况说明：填写册内底片缺损，补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

　　6.底片册的封面

　　底片册的封面应印制“底片册’字样。

　　7.底片册的册脊

　　底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限；起止张号、册号。底片册册脊见附录B。

　　8.底片册的排列

　　底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

　　四、照片的整理

　　1.照片的分类

　　应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

　　2.照片的排列

　　应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

　　3.照片的编号

　　照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码，册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号格式二：全宗号—保管期限代码—张号若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合—编号法宜以照片、底片齐全为基础。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。

　　4.照片的入册

　　1）照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例参见附录C。

　　2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

　　5.大幅照片的放置

　　对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。

　　6.单张照片说明的填写

　　1)说明的格式

　　说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：

　　题名：

　　照片号：

　　底片号：

　　参见号：

　　时间：

　　摄影者：

　　文字说明：

　　2)说明的内容

　　a.题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

　　b.照片号按四-3。

　　c.底片号按三-1。

　　若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。

　　d.参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

　　其格式如下：

　　(相关档案种类)档号

　　注：括号内为选择著录内容

　　示例1：文书档案0113－2－18

　　示例2：科技档案G－J－21

　　照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。

　　3）照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。

　　示例：1953年3月2日写作19530302。

　　4）摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。

　　5）文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

　　6）密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。

　　7）说明的位置

　　单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。

　　8）大幅照片的说明

　　对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。—组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

　　7.组合照片说明的填写

　　1）一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

　　2）组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

　　3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

　　4）同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。

　　组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。

　　5）整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

　　示例：相关照片长期－4－⑥上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

　　6）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。

　　8.册内备考表按三-5。

　　照片册的封面应印制“照片册”字样。

　　9.照片册的册脊

　　照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。

　　照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（一）；照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（二）。

　　10.照片册的排列

　　照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

　　五、照片档案目录的编制

　　1.目录的著录

　　1）著录项目

　　照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。

　　2）条目的著录单位

　　以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。

　　3）组合照片的著录

　　a.以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。

　　b.以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。

　　c.大幅照片的标注对于大幅照片、底片，应在备注栏内注册“大幅”和存放地址。以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。

　　4)著录与标引的要求

　　照片档案著录与标引的方法和要求，应按照DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19执行。

　　2.目录的编制

　　1)目录种类照片

　　档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。

　　2)基本目录照片

　　档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。

　　基本目录的条目应按照照片号排序。

　　照片档案基本目录参考示例参见附录D。

　　3)册内目录

　　册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。