专业档案归档整理办法

　　专业档案归档整理办法以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修正、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　专业档案归档整理办法

　　一、收集文件

　　收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

　　二、区分归档和不归档材料的范围

　　（一）归档文件材料的范围

　　凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

　　1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

　　2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

　　3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

　　4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

　　（二）不归档文件材料的范围

　　1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

　　2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

　　3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

　　4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　（三）机关之间分工归档的范围

　　为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

　　1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

　　2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

　　3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

　　4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

　　5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

　　三、分年度

　　分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。

　　（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）

　　（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度

　　四、分类别

　　分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。

　　组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。

　　问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

　　五、分级别

　　分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

　　六、划分保管期限

　　机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。