政府机关档案怎么整理

　　政府机关档案怎么整理？机关档案卷件融合是《机关档案管理规定》在档案整理方面提出的新思路。卷件融合从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上提出了档案资源的融合管理的新思路、新要求。

　　1.从整理思路上将卷、件统一起来

　　卷、件作为目前同时存在的两种整理方式，各有其存在的价值和意义。按卷整理在保持文件之间的历史联系、按件整理在体现文件形成规律方面都有对方无法比拟的优点，因而科技等档案以卷为单位整理、文书档案等以件为单位整理都有其合理性，不宜简单以卷代件或以件代卷。

　　实践中，卷内件与按件整理的件并无本质区别，因而可以将卷、件看作档案整理的两个级次，其中件为基本单位，卷则是在件这个基本单位基础上将密切联系的件组合起来，反映一个问题或一项活动（比如科技档案）。

　　当然，如果件本身已经能够基本反映一个问题或一项活动（比如文书档案），则无需再进行组合。按照这个思路，卷、件不是两种整理方法的分野，而只是整理级次上的区别。因此，卷件融合，首先要尊重卷、件存在的合理性，不能将二者对立起来。其次，要将件确立为档案整理的基本单位，统一卷内件和按件整理的件的整理要求，将卷、件的整理统一起来。当然，在具体整理中，为避免混乱，同一门类不可同时采用卷、件两种整理方式。

　　2.从档案管理上将卷、件统一起来

　　在档案管理实践中，不少单位习惯于将采用卷、件不同整理方式的档案分开管理，增加了管理系统开发负担，人为造成档案资源割裂，同时在档案日常管理、检索、利用、统计等方面也增加了操作难度。从管理上将卷、件统一起来，就是要通过统一档号、统一目录编制等手段，将采用不同整理方式的同一门类甚至不同门类档案实行统一管理，不因为整理方式不同造成档案资源分散、管理分割。

　　3.从档号编制上将卷、件统一起来

　　目前卷、件档号编制采用了以《档号编制规则》（DA/T 13-94）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）为代表的两套编号体系，增加了整理负担，影响了档案资源的统一、规范管理，是卷件融合的障碍之一。如果按照前述卷、件统一的整理思路，将卷内件和按件整理的件的整理统一起来，则反映档案整理结果的卷、件档号也可以实现相对统一。

　　比如按照《机关档案管理规定》“体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性”的档号编制要求，可以考虑采用类似“全宗号一档案门类代码・年度/类别号/目录号一保管期限—机构/问题/卷号一件号”等兼顾卷、件整理要求的通用档号结构，去统一规划设计卷、件的档号编制方案，实现二者的统一。

　　全宗号一档案门类代码・年度/类别号/目录号一保管期限一机构/问题/卷号一件号

　　比如，Z109全宗照片类2019年度永久档案第3问题第1件，Z109全宗科技类基建01项目定期30年档案第1卷第3件可以表示为：

　　Z109-ZP・2019-Y-003-0001

　　Z109-KJ・JJ01-D30-001-0003

　　4.从目录编制上将卷、件统一起来

　　卷、件采用不同的目录形式也是目前实现卷件融合管理的一个障碍。以卷为单位整理的档案需要同时编制案卷目录和卷内文件目录。为方便查阅，过去有将案卷目录和卷内文件目录结合起来形成全引目录的做法，但全引目录制作复杂，主要适应手工管理需要，因而未得到广泛应用。

　　延续全引目录的思路，可以考虑采用在每条卷内文件目录上增加案卷属性（比如增加案卷题名等）的方式，将案卷目录和卷内文件目录合二为一，形成案卷文件目录。在此基础上，再将案卷文件目录与归档文件目录以序号、档号、文号、责任者、文件题名、案卷题名、日期、密级、页数、备注等项目（可以依需继续扩展）组织起来，就可以形成较为规范、统一的通用档案目录。

　　统一的档案目录有助于数据的规范、标准和统一，对于档案目录数据库建设和方便计算机对不同整理方式档案进行统一管理和检索具有重要意义，可以作为今后档案整理的改革方向，但目前对档案实体进行管理仍旧需要按照卷、件整理方式分别编制案卷目录、卷内文件目录和归档文件目录。

　　政府机关档案怎么整理

　　一、什么是档案，什么是机关档案？

　　《档案法》第二条规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　《机关档案管理规定》第二条规定：机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

　　二、机关档案包括哪些？

　　根据《机关档案管理规定》，下列文件材料应当纳入收集范围：机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；机关所属机构撤销形成的归档文件材料；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

　　具体的，机关档案归档范围如下：

　　（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

　　（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

　　（三）照片、录音、录像等音像档案；

　　（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

　　（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

　　（六）其他档案。

　　但是，以下这些文件不需归档：

　　1、上级机关的文件材料：

　　（1）上级机关任免、惩处非本单位工作人员的文件；

　　（2）上级机关普发性供参阅、不需办理的文件。

　　2、本单位的文件材料：

　　（1）无查考、利用价值的事务性、临时性文件及重份文件；

　　（2）未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件；

　　（3）一般性文件历次修改稿；

　　（4）有关工作参考的文件材料；

　　（5）单位主要负责人兼任职务的外单位形成的与本单位无关的文件材料。

　　3、同级单位文件材料：

　　（1）参加非本单位主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；

　　（2）同级单位抄送的，无需办理的文件材料。

　　三、要归档的文件材料怎样规范整理？

　　四、怎样的文件才能算一件档案？

　　实际工作中，归档文件一般以每份文件为一件来处理，那么，怎样的文件才能算一件档案？一般情况下，是这样确定的：

　　正文、附件为一件；

　　文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；

　　转发文与被转发文为一件；

　　原件与复制件为一件；

　　正本与翻译本为一件；

　　中文本与外文本为一件；

　　报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　简报、周报等材料一期为一件；

　　会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　五、档案文件要怎样排序？

　　（1）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

　　（2）转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；

　　（3）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

　　（4）中文本在前，外文本在后；

　　（5）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

　　（6）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

　　（7）正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　六、档案文件要怎样分类？

　　档案文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　按年度分类，将文件按其形成年度分类

　　跨年度一般应以文件签发日期为准

　　涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度

　　跨年度形成的会议文件归入闭幕年

　　跨年度办理的文件归入办结年

　　当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明

　　按机构(问题)分类，将文件按其形成或承办机构(问题)分类

　　机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类

　　按保管期限分类，将文件按划定的保管期限分类。

　　规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类

　　七、编排目录

　　为了方便检索利用档案，还需要对归档文件编排目录（编目）。

　　编目方法：

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

　　归档文件应逐件编目。

　　归档文件目录使用电子表格进行编制。

　　归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

　　编目要求：

　　编目应准确、详细，便于检索为准；

　　来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容；

　　归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目；

　　目录表格采用A4幅面；

　　订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

　　至此，传统档案整理归档工作才算完成。

　　特别指出，新时代，信息化技术已经融入到社会各行各业，在加强传统档案管理的同时，随着电子文件的爆炸式增长，还要重视对电子档案的管理，电子档案管理工作笔者将在下一篇详细介绍。