监利档案整理服务公司

　　为了更好的规范文书档案管理，不断提高档案管理工作的规范化水平，监利档案整理服务公司扎实有效地开展了档案整理工作。在整理过程中，工作人员对每一份材料进行认真分析，剔除重份、无保存价值的文件材料，把所有应归档文件科学合理地分类、排列、编号、装订，齐全、完整、准确、规范地纳入档案管理程序。

　　监利档案整理服务公司通过文书档案整理工作，让更多的人充分认识到档案管理是单位管理工作中的重要部分，是提高单位工作效率和质量的重要条件，整理工作是记录事实和还原历史的重要工作。

　　社区居委会文书档案的整理方法

　　一、归档目的

　　有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。

　　二、归档原则

　　遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。

　　三、归档要求

　　1、做好文件材料的收集，收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

　　2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。

　　3、归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或裁剪，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。

　　四、归档整理方法

　　1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

　　2、“件"含义

　　①单份文件，一份文件为一件；

　　②正件与附件合为一件；

　　③来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

　　④会议记录每次为一件；

　　⑤各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

　　3、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

　　4、分类

　　按年度——类别（党务工作、行政工作等）——保管期限（永久、长期、短期）由各专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。

　　5、编号

　　①归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

　　档案章格式：

　　全宗名称

　　年度

　　件号

　　类别

　　保管期限

　　机构

　　②档案章的项目及填写内容：

　　全宗名称：填写社区居委会名称。

　　类别号：一个建档单位不同门类档案的代号。如：文书档案：A。

　　机构或内容：填写类别名称。如：党务、行政。

　　件号：文件的顺序号。按类别（党务工作、行政工作）、保管期限（永久、长期、短期）编制1个流水号，每年断号。

　　年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000”。

　　保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”。

　　在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

　　档案章用黑色签字笔填写。

　　6、装盒及填写盒内备考表

　　①归档文件编号后。按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同类别的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上填上各项内容（用红色的印章盖印，机构一栏用色红色签字笔填写）。盒号暂不要编。

　　②填写盒内备考表

　　盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；

　　整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

　　检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

　　日期：归档文件整理完毕的日期。

　　7、填写归档文件目录

　　①按类别（党务、行政、民政工作）保管期限——年度编制的流水号；

　　②责任者：文件的署名者或发文机关；

　　③文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）

　　④题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号；

　　⑤日期：指文件形成的日期；

　　⑥页数：指每一份归档文件本身的有效页数；

　　⑦备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；

　　⑧归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。

　　8、编写归档说明

　　归档说明的内容包括：

　　①社区居委会的名称；

　　②社区居委会主任人员名单及任免时间；

　　③当年的主要工作情况

　　④当年档案归档情况。

　　9、档案目录夹的整理

　　按归档说明——归档目录——年度排列的顺序用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。

　　文书档案整理归档文件的装订

　　装订这步程序可以在平时整理这一“件”归档文件时或数字化扫描完这一“件”时立即进行，也可全部整理完毕或数字化完毕集中装订。归档文件应按“件”为单位进行装订，根据前述界定好的“件”，以及编制的件号进行“一件号”一装订。

　　1、归档文件的件内顺序排列要求

　　正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

　　2、装订的原则

　　归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　3、装订材料的选择

　　用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照直角装订、三孔一线装订执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照执行直角装订、三孔一线装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　4、装订的部位与对齐方式及注意事项

　　归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金属物，多使用缝纫机、线绳、固体胶等方式扎边、粘贴或三孔一线法进行装订。

　　5、装订的一般要求

　　①归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应按照DA/T 25—2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　②装订要求牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件平整。

　　③用于装订的材料，无论是其自身还是通过与其它材料及环境之间的接触反应，均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。

　　线装法中的直角装订（T1）、缝纫机轧边装订（T2）、三孔一线装订（T3）均应采用棉纱线，棉纱线规格、质量、检测应按GB/T 398—2008的规定进行。

　　6、三孔一线装订标准

　　①三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧打孔后再穿线、打结的装订方式。

　　②三孔一线装订采取挤压式打孔，以免对文件造成过多损害。打孔前先用夹子固定文件右侧，确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离，竖版文件以8 cm~10cm为宜，横版文件以6 cm~8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5 cm。

　　③穿线时，先将装订绳对折，将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔，再将绳头分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头，使装订绳紧缚文件，再将两个绳头在中件孔处打结。

　　④三孔一线装订在打结后应保留1.5 cm左右的绳头，并在打结处用力压实。