郑州市建设工程档案装订（建设工程档案装订规范）

　　工程档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类，就是将一个工程项目的全部工程档案集中在一起，再按专业或其他特征划分不同层次的类目，反映出工程项目的全貌，便于不同项目基建工程档案的提供利用。

　　郑州市建设工程档案装订

　　一、工程档案资料归档责任划分

　　1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向监察室归档。

　　2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。

　　工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。

　　已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。

　　3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。

　　4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。

　　5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档。

　　二、工程部日常保管资料

　　1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。

　　2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。

　　3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

　　4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。

　　5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。

　　6、监理工作联系单及回复：施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。

　　7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。

　　8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。

　　9、单位工程坐标定位测量记录：工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。

　　10、签证、委托、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、委托经工程部负责人签字，报公司主管领导审批；进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员第二天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。

　　11、施工图纸：由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。

　　12、检测报告、勘察报告：相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。

　　13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。

　　14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。

　　15、材料报验：施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员按照单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章，并注明原件存放处。

　　16、施工报验资料（包括各种施工记录）：施工单位上报的隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师在收到后3天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。

　　17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档，设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。

　　18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施工组织设计》经监理公司审核同意后7天内归档。《施工组织设计》中的施工单位及监理单位都必须加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必须手签，施工单位审批人必须是施工单位技术负责人。不对外报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求办理。

　　三、须移交档案部门资料

　　项目竣工后，工程部必须向当地城建档案馆移交竣工资料，并同时应向监察室移交除一套完整的竣工资料（包含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，还需要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。

　　具体移交内容及对象如下：

　　四、移交资料要求

　　1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。

　　2、移交资料类别必须齐全，内容完整。

　　3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。

　　4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。

　　5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。

　　6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。

　　7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

　　8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求(一般情况下是折成手风琴的样式，见下图1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

　　竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。（图章示例见下图）

　　9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

　　10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。

　　五、整理规范程序

　　（一）资料的整理及排列

　　1、整理方法

　　日常收集整理：按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按《工程技术资料归档移交规范整理要求列表》分类组卷。

　　附件1：工程技术资料归档移交规范整理要求列表

　　1、勘察报告

　　按项目综合组卷

　　2、分包单位资质报验

　　按项目综合组卷

　　3、监理规划、细则及旁站方案

　　按单位工程分类型分别组卷

　　4、监理日志

　　按单位工程组卷

　　5、监理月报

　　按单位工程组卷

　　6、监理总结

　　按单位工程组卷

　　7、旁站记录

　　按单位工程组卷

　　8、监理工作联系单及回复

　　按单位工程、工序组卷

　　9、往来函件

　　按项目-施工单位综合组卷

　　10、工程开工报告及开工令、进场通知、延期批复

　　按单位工程分类型分别组卷

　　11、施工组织设计及分部工程施工方案

　　按单位工程组卷

　　12、材料报验

　　按单位工程、分专业组卷

　　13、检测报告

　　按单位工程组卷

　　14、竣工资料（含各种施工记录）

　　按单位工程组卷

　　备注：对于单位工程的划分，可以参照施工许可证或者根据现场实际情况划分，比如高层，可能是几栋楼组合在一起才是一个单位工程，对于别墅等资料较少的单体，可以按片区或者组团进行划分。几个项目共用并且无法分开的资料，可以组综合卷。

　　移交时整理要求：

　　（1）清整、检查各阶段形成的资料，确保严格按照附件1分类组卷；

　　（2）督促各工程师清理个人手中资料，将应归档的文件补充归档；

　　（3）粘贴案卷背脊：根据资料内容编写案卷题名及填写相关内容；

　　（4）将已装盒的卷内资料按件进行编流水号，页号从“1”开始，用铅笔书写在文件右下角，双面书写的文件，背面在左下角书写编号，折叠后的图纸一律写在右下角，并编制卷内目录。（见附件）

　　（5）制作卷封皮及备考表（见附件）

　　（6）所有收发文要登记台账（见如下附件）

　　2、整理步骤

　　组卷年度：同类型、同一盒中资料最晚形成的时间就是组卷时间。

　　（1）根据工程进展顺序清整已装盒的资料，先按“单位工程-类型”的标准分类，然后分别按年度先后依次编顺序号，如：2002、2003、2004……。

　　A、不同档案盒或卷的排列方法：

　　同一个项目竣工工程、同一工程阶段的资料，则以组卷年度先后从低年度到高年度依次编号排列，以此类推，案卷盒的排列如：2008、2009……。

　　B、同一盒或卷内资料的排列方法：

　　同项目、同类型的资料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷内的资料按形成年度先后从低年度到高年度依次编号排列。

　　例：某盒中有两卷，即01、02，分别形成年度为2000、2001年，在盒中依次排列为2000、2001；又以某卷为例：某卷最早年度为1999，最晚年度为2001，卷内文件依次排列为1999、2000、2001年，其组卷年度为2001年）。

　　（2）按工程进展分类型、分专业逐一清查盒中内容，按照类别进行组卷装订，不同类别的资料要分开装订，如工程开工令，同一个单位工程的则按照时间顺序装订在一起组成一卷，即使资料再少，也不能将不同类型的资料装订成一卷。

　　不同内容的案卷可以放在同一个档案盒中，该盒案卷题名根据盒内案卷的主要内容综合而成，比如一个档案盒中包含工程开工令、工程延期报告两卷资料，可以概括为：某某项目工程开工令、工程延期报告等资料。

　　当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

　　（3）盒中每卷必须编制卷内目录与该卷一起装订，以便及时查阅相关卷内内容。

　　（4）填写《档案资料移交书》，向档案部门正式办理资料移交手续，并进行清点双方签字认可。

　　3、档案盒背脊格式：（参见以下附件）

　　六、工程资料分类原则

　　分类原则：按照各单位工程项目先分大类，再分小类。

　　1、根据工程项目的大小，预先分配一定数量或一片区域的铁皮柜空间；

　　2、把预留的铁皮柜分配到这个项目的每个单位工程，项目中的每个单位工程至少有一个铁皮柜，根据工程进度及工程规模进行合理逐步增加铁皮柜数量；

　　3、监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；

　　施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；

　　竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷。

　　七、工程部移交资料流程

　　八、注意事项

　　1、工程部资料员必须集中管理本部门的工程资料，任何人不得擅自将工程技术资料保留在个人手中。工程师在收到资料后，必须在规定时间内审批完毕，并及时向工程部资料室归档。

　　2、工程资料的分类要科学合理，原则上都要按照项目-单位工程进行分柜分类。工程部资料员收到资料后要及时归档编目，不得出现资料堆积的情况。

　　3、工程部资料室的档案柜要随用随锁，资料员离开电脑时要锁屏，并定期更换密码。

　　4、各种资料的收发台帐要登记及时详尽，重要资料的收发台帐（比如设计变更、图纸）要详细登记到时分。

　　5、工程师向工程部资料室借阅资料要办理登记相关手续，不得随意翻阅工程部资料室的资料。借阅审批要严格，要有部门领导签字并建立借阅台帐。

　　6、总工室下发的联系函件中涉及设计变更的要和其它设计变更的资料放在一起。

　　7、与外单位的联系函，有未取走函件的要及时跟踪并在台帐中标记，以便日后利用。

　　8、给各部门的联系函需要按照部门进行分类，主要有物业、总工室、产品质量监察中心及工程技术部。

　　9、纸质台帐和电子台帐要一一对应。

　　10、档案盒中不能出现夹带其它不相关资料的现象。

　　11、工程资料中的工程名称、规模、相关施工单位等信息要与施工许可证、规划许可证及规划验收证一致。

　　12、工程资料中的签字盖章手续要完备，不得出现漏签字漏盖章的情况。

　　13、监理日志的内容要详尽，如工程现状、工程进度、存在问题及改进措施等，每项工程阶段性完成后及时向工程部资料室归档，严禁在监理日志上乱涂乱画。

　　14、分包资质要在分包单位进场10天内交工程部资料室存档，分包单位主要包括建设单位、监理单位、主体施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

　　建设工程档案装订规范

　　目次

　　1总则

　　.........................................................................................6

　　2术语

　　.........................................................................................7

　　3基本规定

　　..................................................................................9

　　4工程文件的归档范围及质量要求

　　..................................................10

　　4.1工程文件的归档范围

　　...............................................................10

　　4.2归档文件的质量要求

　　...............................................................10

　　5工程文件的立卷

　　................................................................12

　　5.1立卷的原则和方法

　　...................................................................12

　　5.2卷内文件的排列

　　.......................................................................12

　　5.3案卷的编目

　　..............................................................................12

　　5.4案卷装订

　　............................................................................14

　　5.5卷盒卷夹案卷脊背

　　...........................................................14

　　6工程文件的归档

　　...........................................................................15

　　7工程档案的验收与移交

　　................................................................16

　　附录A建设工程文件归档范围和保管期限表

　　...................................17

　　附录B卷内目录式样

　　......................................................................33

　　附录C卷内备考表式样

　　..................................................................34

　　附录D案卷封面式样

　　......................................................................35

　　附录E案卷脊背式样

　　......................................................................36

　　本规范用词说明

　　................................................................................37

　　1总则

　　1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作统一建设工程档案的验收标准建立完整准确的工程档案制定本规范。

　　1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收专业工程按有关规定执行。

　　1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外尚应执行现行有关标准的规定

　　2术语

　　2.0.1建设工程项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工经济上实行统一核算行政上具有独立组织形式实行统一管理的工程基本建设单位它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

　　2.0.2单位工程(single project)具有独立的设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程并构成建设工程项目的组成部分。

　　2.0.3分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程。

　　2.0.4建设工程文件(construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录包括工程准备阶段文件监理文件施工文件竣工图和竣工验收文件也可简称为工程文件。

　　2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of aconstruction project)工程开工以前在立项审批征地勘察设计招投标等工程准备阶段形成的文件。

　　2.0.6监理文件(project management document)监理单位在工程设计施工等监理过程中形成的文件。

　　2.0.7施工文件(constructing document)施工单位在工程施工过程中形成的文件。

　　2.0.8竣工图(as-bui1d drawing)工程竣工验收后真实反映建设工程项目施工结果的图样。

　　2.0.9竣工验收文件(handing over document)建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

　　2.0.10建设工程档案(project archive)在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字图表声像等各种形式的历史记录也可简称工程档案。

　　2.0.11案卷(file)由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

　　2.0.12立卷(filing)按照一定的原则和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案卷亦称组卷。

　　2.0.13归档(putting into record)文件形成单位完成其工作任务后将形成的文件整理立卷后按规定移交档案管理机构。

　　3基本规定

　　3.0.1建设勘察设计施工监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

　　3.0.2在工程文件与档案的整理立卷验收移交工作中建设单位应履行下列职责:

　　1在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时应对工程文件的套数费用质量移交时间等提出明确要求。

　　2收集和整理工程准备阶段竣工验收阶段形成的文件并应进行立卷归档

　　3负责组织监督和检查勘察设计施工监理等单位的工程文件的形成积累和立卷归档工作也可委托监理单位监督检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。

　　4收集和汇总勘察设计施工监理等单位立卷归档的工程档案

　　5在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收未取得工程档案验收认可文件不得组织工程竣工验收。

　　6对列入城建档案馆(室)接收范围的工程工程竣工验收后3个月内向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交。

　　3.0.3勘察设计施工监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

　　3.0.4建设工程项目实行总承包的总包单位负责收集汇总各分包单位形成的工程档案并应及时向建设单位移交各分包单位应将本单位形成的工程文件整理。

　　立卷后及时移交总包单位建设工程项目由几个单位承包的各承包单位负责收集整理立卷其承包项目的工程文件并应及时向建设单位移交。

　　3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督检查指导在

　　工程竣工验收前应对工程档案进行预验收验收合格后须出具工程档案认可文件。

　　4工程文件的归档范围及质量要求

　　4.1工程文件的归档范围

　　4.1.1对与工程建设有关的重要活动记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全整理立卷后归档。

　　4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求

　　4.2归档文件的质量要求

　　4.2.1归档的工程文件应为原件

　　4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计施工监理等方面的技术规范标准和规程。

　　4.2.3工程文件的内容必须真实准确与工程实际相符合

　　4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水蓝黑墨水不得使用易褪色的书写材料如:红色墨水纯蓝墨水圆珠笔复写纸铅笔等。

　　4.2.5工程文件应字迹清楚图样清晰图表整洁签字盖章手续完备

　　4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm 210mm)图纸宜采用国家标准图幅。

　　4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的纸张图纸一般采用蓝晒图竣工图应是新蓝图计算机出图必须清晰不得使用计算机出图的复印件。

　　4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章

　　1竣工图章的基本内容应包括:竣工图字样施工单位编制人审核人

　　技术负责人编制日期监理单位现场监理总监

　　2竣工图章示例如下(图4.2.8):

　　3竣工图章尺寸为:50mm 80mm

　　4竣工图章应使用不易褪色的红印泥应盖在图标栏上方空白处

　　4.2.9利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据凡施工图结构工艺平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的应当重新绘制竣工图。

　　4.2.10不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3 89)

　　统一折叠成A4幅面(297mm 210mm)图标栏露在外面

　　5工程文件的立卷

　　5.1立卷的原则和方法

　　5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律保持卷内文件的有机联系便于档案

　　的保管和利用

　　5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时工程文件应按单位工程组卷

　　5.1.3立卷可采用如下方法:

　　1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件监理文件施工文件

　　竣工图竣工验收文件5部分

　　2工程准备阶段文件可按建设程序专业形成单位等组卷

　　3监理文件可按单位工程分部工程专业阶段等组卷

　　4施工文件可按单位工程分部工程专业阶段等组卷

　　5竣工图可按单位工程专业等组卷

　　6竣工验收文件按单位工程专业等组卷

　　5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求:

　　1案卷不宜过厚一般不超过40mm

　　2案卷内不应有重份文件不同载体的文件一般应分别组卷

　　5.2卷内文件的排列

　　5.2.1文字材料按事项专业顺序排列同一事项的请示与批复同一文件的印本

　　与定稿主件与附件不能分开并按批复在前请示在后印本在前定稿在后

　　主件在前附件在后的顺序排列

　　5.2.2图纸按专业排列同专业图纸按图号顺序排列

　　5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷文字材料排前图纸排后

　　5.3案卷的编目

　　5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:

　　1卷内文件均按有书写内容的页面编号每卷单独编号页号从1开始

　　2页号编写位置:单面书写的文件在右下角双面书写的文件正面在右下角

　　背面在左下角折叠后的图纸一律在右下角

　　3成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的原目录可代替卷内目录不必重新编写页码

　　4案卷封面卷内目录卷内备考表不编写页号

　　5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定:

　　1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求

　　2序号:以一份文件为单位用阿拉伯数字从1依次标注

　　3责任者:填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时选择两个主要责

　　任者其余用等代替

　　4文件编号:填写工程文件原有的文号或图号

　　5文件题名:填写文件标题的全称

　　6日期:填写文件形成的日期

　　7页次:填写文件在卷内所排的起始页号最后一份文件填写起止页号

　　8卷内目录排列在卷内文件首页之前

　　5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定:

　　1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求

　　2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数各类文件页数(照片张数)以及立

　　卷单位对案卷情况的说明

　　3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后

　　5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定:

　　1案卷封面印刷在卷盒卷夹的正表面也可采用内封面形式案卷封面的式

　　样宜符合附录D的要求

　　2案卷封面的内容应包括:档号档案馆代号案卷题名编制单位起止日期

　　密级保管期限共几卷第几卷

　　3档号应由分类号项目号和案卷号组成档号由档案保管单位填写

　　4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号档案馆代号由档案馆填写

　　5案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容案卷题名应包括工程名称专业名称卷内文件的内容

　　6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者

　　7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期

　　8保管期限分为永久长期短期三种期限各类文件的保管期限详见附录A

　　永久是指工程档案需永久保存

　　长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命

　　短期是指工程档案保存20年以下

　　同一案卷内有不同保管期限的文件该案卷保管期限应从长

　　9密级分为绝密机密秘密三种同一案卷内有不同密级的文件应以高密

　　级为本卷密级

　　5.3.5卷内目录卷内备考表案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作幅面

　　统一采用A4幅面

　　5.4案卷装订

　　5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式文字材料必须装订既有文字材料又

　　有图纸的案卷应装订装订应采用线绳三孔左侧装订法要整齐牢固便于保管

　　和利用

　　5.4.2装订时必须剔除金属物

　　5.5卷盒卷夹案卷脊背

　　5.5.1案卷装具一般采用卷盒卷夹两种形式

　　1卷盒的外表尺寸为310mm 220mm厚度分别为20 30 40 50mm

　　2卷夹的外表尺寸为310mm 220mm厚度一般为20 30mm

　　3卷盒卷夹应采用无酸纸制作

　　5.5.2案卷脊背

　　案卷脊背的内容包括档号案卷题名式样宜符合附录E

　　6工程文件的归档

　　6.0.1归档应符合下列规定:

　　1归档文件必须完整准确系统能够反映工程建设活动的全过程文件材

　　料归档范围详见附表A文件材料的质量符合4.2的要求

　　2归档的文件必须经过分类整理并应组成符合要求的案卷

　　6.0.2归档时间应符合下列规定:

　　1根据建设程序和工程特点归档可以分阶段分期进行也可以在单位或分部

　　工程通过竣工验收后进行

　　2勘察设计单位应当在任务完成时施工监理单位应当在工程竣工验收前

　　将各自形成的有关工程档案向建设单位归档

　　6.0.3勘察设计施工单位在收齐工程文件并整理立卷后建设单位监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整准确系统情况和案卷质量进行审查审查合格后向建设单位移交。

　　6.0.4工程档案一般不少于两套一套由建设单位保管一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

　　6.0.5勘察设计施工监理等单位向建设单位移交档案时应编制移交清单双方签字盖章后方可交接。

　　6.0.6凡设计施工及监理单位需要向本单位归档的文件应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。

　　7工程档案的验收与移交。

　　7.0.1列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程建设单位在组织工程竣工验收前应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件不得组织工程竣工验收。

　　7.0.2城建档案管理部门在进行工程档案预验收时应重点验收以下内容:

　　1工程档案齐全系统完整。

　　2工程档案的内容真实准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

　　3工程档案已整理立卷立卷符合本规范的规定。

　　4竣工图绘制方法图式及规格等符合专业技术要求图面整洁盖有竣工图章。

　　5文件的形成来源符合实际要求单位或个人签章的文件其签章手续完备。

　　6文件材质幅面书写绘图用墨托裱等符合要求。

　　7.0.3列入城建档案馆(室)接收范围的工程建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

　　7.0.4停建缓建建设工程的档案暂由建设单位保管。

　　7.0.5对改建扩建和维修工程建设单位应当组织设计施工单位据实修改补。

　　充和完善原工程档案对改变的部位应当重新编制工程档案并在工程竣工验收。

　　后3个月内向城建档案馆(室)移交。

　　7.0.6建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时应办理移交手续填写移交目。

　　录双方签字盖章后交接

　　附录A建设工程文件归档范围和保管期限表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地征地拆迁文件。

      1选址申请及选址规划意见通知书永久

　　2用地申请报告及县级以上人民政府城乡

　　建设用地批准书永久

　　3拆迁安置意见协议方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察测绘设计文件。

      1工程地质勘察报告永久永久

　　2水文地质勘察报告自然条件地震调

　　查永久永久

　　3建设用地钉桩通知单(书)永久

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　4地形测量和拨地测量成果报告永久永久

　　5申报的规划设计条件和规划设计条件

　　通知书永久长期

　　6初步设计图纸和说明长期长期

       7技术设计图纸和说明长期长期

      8审定设计方案通知书及审查意见长期长期

　　9有关行政主管部门(人防环保消防交通园林市政文物通讯保密河湖教育白蚁防治卫生等)批准文件或取得的有关协议永久。

　　10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期

　　12政府有关部门对施工图设计文件的审

　　批意见永久长期

　　四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久

　　2建设项目列入年度计划的批复文件或

　　年度计划项目表永久

　　3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　6建设工程施工许可证永久

　　7投资许可证审计证明缴纳绿化建

　　设费等证明长期

　　8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设施工监理机构及负责人

　　1工程项目管理机构(项目经理部)及负

　　责人名单长期

　　2工程项目监理机构(项目监理部)及负

　　责人名单长期长期

　　3工程项目施工管理机构(施工项目经

　　理部)及负责人名单长期长期

　　监理文件

      1监理规划长期短期监理实施细则长期短期监理部总控制计划等长期短期

　　2监理月报中的有关质量问题长期长期

      3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期

      4进度控制

　　工程开工复工审批表长期长期工程开工复工暂停令长期长期

　　5质量控制不合格项目通知长期长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　质量事故报告及处理意见长期长期

       6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期

　　7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期

　　8监理通知有关进度控制的监理通知长期长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期

　　9合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久长期费用索赔报告及审批长期长期合同争议违约报告及处理意见永久长期合同变更材料长期长期

　　10监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期质量评价意见报告长期长期

　　施工文件一建筑安装工程

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　(一)土建(建筑与结构)工程1施工技术准备文件

　　施工组织设计长期技术交底长期长期图纸会审记录长期长期长期施工预算的编制和审查短期短期施工日志短期短期

　　2施工现场准备控制网设置资料长期长期工程定位测量资料长期长期基槽开挖线测量资料长期长期施工安全措施短期短期施工环保措施短期短期

　　3地基处理记录地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期验槽记录和地基处理记录永久长期桩基施工记录永久长期试桩记录长期长期

　　4工程图纸变更记录设计会议会审记录永久长期长期设计变更记录永久长期长期工程洽商记录永久长期长期

　　5施工材料预制构件质量证明文件及复试

　　试验报告

　　砂石砖水泥钢筋防水材料

　　隔热保温防腐材料轻集料试验汇总表长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　砂石砖水泥钢筋防水材料

　　隔热保温防腐材料轻集料出厂证明文

　　件长期

　　砂石砖水泥钢筋防水材料

　　轻集料焊条沥青复试试验报告长期

　　预制构件(钢混凝土)出厂合格证试

　　验记录长期

　　工程物质选样送审表短期进场物质批次汇总表短期工程物质进场报验表短期

　　6施工试验记录土壤(素土灰土)干密度试验报告长期土壤(素土灰土)击实试验报告长期砂浆配合比通知单长期砂浆(试块)抗压强度试验报告长期混凝土配合比通知单长期混凝土(试块)抗压强度试验报告长期混凝土抗渗试验报告长期商品混凝土出厂合格证复试报告长期钢筋接头(焊接)试验报告长期防水工程试水检查记录长期楼地面屋面坡度检查记录长期

　　土壤砂浆混凝土钢筋连接混凝

　　土抗渗试验报告汇总表长期

　　7隐蔽工程检查记录基础和主体结构钢筋工程长期长期钢结构工程长期长期防水工程长期长期续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　高程控制长期长期8施工记录

　　工程定位测量检查记录永久长期预检工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道垃圾道检查记录短期沉降观测记录长期结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期工程竣工测量长期长期新型建筑材料长期长期施工新技术长期长期

　　9工程质量事故处理记录永久10工程质量检验记录

　　检验批质量验收记录长期长期长期分项工程质量验收记录长期长期长期基础主体工程验收记录永久长期长期幕墙工程验收记录永久长期长期分部(子分部)工程质量验收记录永久长期长期

　　(二)电气给排水消防采暖通风

　　空调燃气建筑智能化电梯工程

　　1一般施工记录施工组织设计长期长期技术交底短期施工日志短期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　2图纸变更记录图纸会审永久长期设计变更永久长期工程洽商永久长期

　　3设备产品质量检查安装记录设备产品质量合格证质量保证书长期

　　设备装箱单商检证明和说明书开箱

　　报告长期

　　设备安装记录长期长期设备试运行记录长期设备明细表长期

　　4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期6施工试验记录

　　电气接地电阻绝缘电阻综合布线

　　有线电视末端等测试记录长期

　　楼宇自控监视安装视听电话等

　　系统调试记录长期

　　变配电设备安装检查通电满负荷

　　测试记录长期

　　给排水消防采暖通风空调燃

　　气等管道强度严密性灌水通水吹

　　洗漏风试压通球阀门等试验记录长期

　　电气照明动力给排水消防采暖

　　通风空调燃气等系统调试试运行记

　　录长期

　　电梯接地电阻绝缘电阻测试记录空

　　载半载满载超载试运行记录平衡

　　运速噪声调整试验报告长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录

　　检验批质量验收记录长期长期长期分项工程质量验收记录长期长期长期分部(子分部)工程质量验收记录永久长期长期

　　(三)室外工程

　　l室外安装(给水雨水污水热力燃

　　气电讯电力照明电视消防等)施工文件

　　长期

　　2室外建筑环境(建筑小品水景道路园

　　林绿化等)施工文件长期

　　二市政基础设施工程(一)施工技术准备

　　l施工组织设计短期短期2技术交底长期长期3图纸会审记录长期长期4施工预算的编制和审查短期短期

　　(二)施工现场准备1工程定位测量资料长期长期2工程定位测量复核记录长期长期3导线点水准点测量复核记录长期长期4工程轴线定位桩高程测量复核记录长期长期5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期

　　(三)设计变更洽商记录1设计变更通知单长期长期2洽商记录长期长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　(四)原材料成品半成品构配件设备

　　出厂质量合格证及试验报告

　　1砂石砌块水泥钢筋(材)石灰沥青涂料混凝土外加剂防水材料

　　粘接材料防腐保温材料焊接材料等试

　　验汇总表

　　长期

　　2砂石砌块水泥钢筋(材)石灰沥青涂料混凝土外加剂防水材料

　　粘接材料防腐保温材料焊接材料等质

　　量合格证书和出厂检(试)验报告及现场复试报告

　　长期

　　3水泥石灰粉煤灰混合料沥青混合

　　料商品混凝土等试验汇总表长期

　　4水泥石灰粉煤灰混合料沥青混合

　　料商品混凝土等出厂合格证和试验报告

　　现场复试报告长期

　　5混凝土预制构件管材管件钢结构

　　构件等试验汇总表长期

　　6混凝土预制构件管材管件钢结构

　　构件等出厂合格证书和相应的施工技术资

　　料长期

　　7厂站工程的成套设备预应力混凝土张

　　拉设备各类地下管线井室设施产品等

　　汇总表长期

　　8厂站工程的成套设备预应力混凝土张

　　拉设备各类地下管线井室设施产品等

　　出厂合格证书及安装使用说明长期

　　9设备开箱报告短期(五)施工试验记录

　　1砂浆混凝土试块强度钢筋(材)焊连接

　　填土路基强度试验等汇总表长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　2道路压实度强度试验记录

　　回填土路床压实度试验及土质的最大

　　干密度和最佳含水量试验报告长期

　　石灰类水泥类二灰类无机混合料基

　　层的标准击实试验报告长期

　　道路基层混合料强度试验记录长期道路面层压实度试验记录长期

　　3混凝土试块强度试验记录混凝土配合比通知单短期混凝土试块强度试验报告长期混凝土试块抗渗抗冻试验报告长期混凝土试块强度统计评定记录长期

　　4砂浆试块强度试验记录砂浆配合比通知单短期砂浆试块强度试验报告长期砂浆试块强度统计评定记录长期

　　5钢筋(材)焊连接试验报告长期

　　6钢管钢结构安装及焊缝处理外观质量

　　检查记录长期

　　7桩基础试(检)验报告长期8工程物质选样送审记录短期9进场物质批次汇总记录短期

　　10工程物质进场报验记录短期(六)施工记录

　　1地基与基槽验收记录地基钎探记录及钎探位置图长期长期地基与基槽验收记录长期长期地基处理记录及示意图长期长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　2桩基施工记录桩基位置平面示意图长期长期打桩记录长期长期钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录长期长期

　　3构件设备安装和调试记录

　　钢筋混凝土大型预制构件钢结构等吊

　　装记录长期长期

　　厂(场)站工程大型设备安装调试记录长期长期4预应力张拉记录预应力张拉记录表长期预应力张拉孔道压浆记录长期孔位示意图长期

　　5沉井工程下沉观测记录长期6混凝土浇灌记录长期7管道箱涵等工程项目推进记录长期8构筑物沉降观测记录长期9施工测温记录长期

　　10预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定

　　记录长期

　　(七)预检记录1模板预检记录2大型构件和设备安装前预检记录短期3设备安装位置检查记录短期4管道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情况记录短期

　　6支(吊)架位置各部位连接方式等检查

　　记录短期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　7供水供热供气管道吹(冲)洗记录短期8保温防腐油漆等施工检查记录短期

　　(八)隐蔽工程检查(验收)记录长期长期(九)工程质量检查评定记录

　　1工序工程质量评定记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期

　　(十)功能性试验记录1道路工程的弯沉试验记录长期2桥梁工程的动静载试验记录长期3无压力管道的严密性试验记录长期

　　4压力管道的强度试验严密性试验通

　　球试验等记录长期

　　5水池满水试验长期6消化池气密性试验长期7电气绝缘电阻接地电阻测试记录长期8电气照明动力试运行记录长期9供热管网燃气管网等管网试运行记录长期

　　10燃气储罐总体试验记录长期11电讯宽带网等试运行记录长期

　　(十一)质量事故及处理记录1工程质量事故报告永久长期2工程质量事故处理记录永久长期

　　(十二)竣工测量资料

　　l建筑物构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期

　　2地下管线工程竣工测量记录永久长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　竣工图一建筑安装工程竣工图

　　(一)综合竣工图1综合图

　　总平面布置图(包括建筑建筑小品水

　　景照明道路绿化等)永久长期

　　竖向布置图永久长期

　　室外给水排水热力燃气等管网综

　　合图永久长期

　　电气(包括电力电讯电视系统等)综

　　合图永久长期

　　设计总说明书永久长期2室外专业图

　　室外给水永久长期室外雨水永久长期室外污水永久长期室外热力永久长期室外燃气永久长期室外电讯永久长期室外电力永久长期室外电视永久长期室外建筑小品永久长期室外消防永久长期室外照明永久长期室外水景永久长期室外道路永久长期室外绿化永久长期

　　续附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　(二)专业竣工图1建筑竣工图永久长期2结构竣工图永久长期3装修(装饰)工程竣工图永久长期4电气工程(智能化工程)竣工图永久长期5给排水工程(消防工程)竣工图永久长期6采暖通风空调工程竣工图永久长期7燃气工程竣工图永久长期二市政基础设施工程竣工图1道路工程永久长期2桥梁工程永久长期3广场工程永久长期4隧道工程永久长期5铁路公路航空水运等交通工程永久长期6地下铁道等轨道交通工程永久长期7地下人防工程永久长期8水利防灾工程永久长期9排水工程永久长期

　　10供水供热供气电力电讯等地下

　　管线工程永久长期

　　ll高压架空输电线工程永久长期12污水处理垃圾处理处置工程永久长期13场厂站工程永久长期

　　竣工验收文件一工程竣工总结1工程概况表永久2工程竣工总结永久

　　附录A表保存单位和保管期限

　　序号归档文件建设单位

　　施工单位

　　设计单位

　　监理单位

　　城建档案馆

　　二竣工验收记录(一)建筑安装工程

　　1单位(子单位)工程质量验工验收记录永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期

　　4竣工验收备案表(包括各专项验收认可

　　文件)永久

　　5工程质量保修书永久长期(二)市政基础设施工程

　　1单位工程质量评定表及报验单永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期

　　4竣工验收备案表(包括各专项验收认可

　　文件)永久长期

　　5工程质量保修书永久长期三财务文件1决算文件永久2交付使用财产总表和财产明细表永久长期四声像缩微电子档案l声像档案

　　工程照片永久录音录像材料永久

　　2缩微品永久3电子档案

　　光盘永久磁盘永久

　　注表示应向城建档案馆移交

　　附录B卷内目录式样

　　附录C卷内备考表式样

　　附录D案卷封面式样

　　附录E案卷脊背式样

　　本规范用词说明

　　1.为便于在执行本规范条文时区别对待对要求严格程度不同的用词说明如下:

　　(1)表示很严格非这样做不可的用词:

　　正面词采用必须

　　反面词采用严禁

　　(2)表示严格在正常情况下均应这样做的用词:

　　正面词采用应

　　反面词采用不应或不得

　　(3)表示允许稍有选择在条件许可时首先应这样作的用词:

　　正面词采用宜

　　反面词采用不宜

　　表示有选择在一定条件下可以这样做的采用可

　　2.条文中指定按其他有关标准规范执行时写法为:

　　应符合的规定或应按执行

　　1总则

　　2术语

　　3基本情况

　　4工程文件的归档范围及质量要求

　　4.1工程文件的归档范围

　　4.2归档文件的质量要求

　　5工程文件的立卷

　　5.1立卷的原则和方法

　　5.2卷内文件的排列

　　5.3案卷的编目

　　5.4案卷装订

　　5.5卷盒、卷夹、案卷脊背

　　6工程文件的归档

　　7工程档案的验收与移交

　　附录A建设工程文件归档范围和保管期限表

　　附录B卷内目录式样

　　附录C卷内备考表式样

　　附录D案卷封面式样

　　附录E案卷脊背式样

　　本规范用词说明。