档案数据处理(档案数据处理员是干什么的)

　　档案数据处理

　　如何做好大数据时代的档案管理工作

　　在大数据迅速发展的背景下，档案管理对各行各业的数据提出了新的有效管理要求，各行各业的人士越来越意识到利用大数据进行有效管理的重要性。档案管理的发展是整个我国现代化建设的基础，其主要任务是保存社会档案信息，以备后期查阅和研究，主要工作是对原始的资料进行整理、归纳和保管。在大数据的时代背景下，每天都会产生大量的数据信息，给档案管理和档案工作者带来极大的挑战，因此，探讨大数据时代背景下的档案管理已成为一项刻不容缓的工作。

　　一、大数据时代背景下的档案管理的机遇与挑战

　　1、大数据给档案管理带来的机遇

　　提高档案管理效率，降低管理成本。大数据能够快速地处理大量的数据，在处理档案信息时具有很大的优势，不仅能提高档案处理的效率，而且能够在极短的时间内处理大量的信息，降低了整个档案管理和档案处理的成本。此外，传统的档案保存所采用的纸质材料成本较高，而大数据档案的保存方式运用的是信息数据库，从而降低了档案保存的成本材料。

　　提高档案数据利用率。在大数据时代，档案管理系统采用的是数据库形式，建立了海量的机构化数据，使得数据的利用效率大大超越了传统的档案管理的利用率。大数据档案系统建立以后，简单的操作就可以对海量的数据进行调查分析，建立数据与数据之间的关系模式，提高整个数据的价值，将原来“死档”变为“活档”。

　　2、大数据给档案管理带来的挑战

　　隐私与安全。大数据时代背景下的档案管理的首要挑战为隐私与安全，它不仅是技术层面的问题，而且也是法律问题。大数据档案系统在方便人们获取信息的同时，因为大数据本身的特性使得档案信息有可能被人获取。从国家角度而言，一些国家机密档案的泄露，将会造成国家财产、军事、政治等各方面的安全问题。从个人角度而言，一些个人隐私的泄露，使得人与人之间缺乏应有的信息尊重，将会给失去隐私的人群带来个人与家庭的灾难性后果。

　　技术与人才。大数据背景下的档案系统多是采用云计算，把各种不同的工作负载聚集起来。这就要求更高层次的资源共享，必然导致系统成本增加，而且在大数据模式下系统出现故障的频率也会更加频繁。此外，人才也是大数据技术能够发挥的重要因素，大数据专业人才不仅需要专业知识的积累，同时还需要强大的综合能力，因为大数据下档案工作涉及多个学科、多个领域和多种技术，因此人才也是整个大数据时代背景下档案管理面临的一项巨大挑战。

　　二、大数据时代背景下档案管理的应对策略

　　1、档案管理监管系统的建立与健全。因为大数据时代的档案系统面临着档案信息的安全隐患，为了保障整个档案管理和档案信息的安全，就必须建立档案管理的监管制度，实现档案信息准确、完全、合理入库，从而加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息的泄露风险。

　　2、高素质管理人才培养与管理人才的结构优化。因为大数据档案管理面临着人才挑战，因此为了实现档案的有效管理，就必须加大力度培养档案管理人才，提高整个档案管理人才的综合素质。此外，在我国的档案管理工作中，档案管理者多以中老年人为主，新鲜的血液无法及时地供给，在大数据档案管理的时代，必须对工作人员进行结构上的优化，改变现状，吸引更多的高素质年轻人参与其中。

　　档案数字化流程大概是怎样的？

　　一、术语和定义

　　1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

　　2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　　3、数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

　　4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

　　5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。

　　6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。

　　7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

　　8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。

　　9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。

　　二、纸质档案数字化基本要求

　　1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

　　2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

　　3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

　　4、过程管理

　　1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.

　　2）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

　　三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　1目录数据准备2拆除装订3区分扫描件和非扫描件4页面修整5档案整理登记6装订

　　四、档案扫描

　　1、扫描方式

　　1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

　　2、扫描色彩模式

　　1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

　　3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。

　　4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

　　3、扫描分辨率

　　1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。

　　4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　五、图像处理

　　1、图像数据质量检查

　　1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

　　2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　六、图像存储

　　1、存储格式

　　1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

　　2）提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　2、图像文件的命名

　　1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

　　2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　2、档案著录按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　八、数据挂接

　　1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

　　九、数据验收

　　1、数据抽检

　　1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

　　2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

　　2、验收指标

　　1）目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

　　2）一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

　　3、验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

　　十、数据备份

　　1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。

　　2、备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

　　3、数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

　　4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

　　5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

　　十一、数字化成果管理

　　1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

　　2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

　　大数据时代背景下的档案管理分析

　　在大数据时代的发展进程中，应该将大数据的价值积极的展现出来，所以相应的管理模式需要加以进一步的变革。应该将相应的管理模式加以进一步的转变，积极的采用大数据技术实现档案数据信息的相互关联，这样才能更好的实现档案资源的共享。

　　相关的档案管理部门也应该做相互协调的工作，将档案数字资源中所蕴含的潜在价值充分的体现出来，这样才能实现进一步的整合。传统的档案管理部门中，供给式的模式占据重要位置，而在新时期的发展下，这一思维模式应该加以进一步的转变，从用户面临的问题入手，为人们的行为决策提供有益指导。以解决用户所面临的问题为目标整合档案数字资源，构建起以社会利用需求为导向的档案数字资源体系，不断提高档案服务与用户需求之间的匹配程度。

　　构建适应大数据要求的档案数字资源。以云计算为例，它适应了大数据时代分布式存储与海量数据并行处理的需要，实现了计算机资源的服务化，是大数据时代档案数字资源整合的基础平台和支撑技术。

　　首先，各档案部门应根据国家统一规划以及自身基础设施建设与档案数据库资源匹配程度的具体情况，灵活选择适合的云部署方案。对于那些处在档案数字资源整合关键节点的部门应架设私有云，以动态申请公有云的方式弥补自身计算能力、存储空间等的不足。

　　其次，云计算能统一各应用环境之间的业务逻辑、组织结构和表达方式等，消除信息孤岛，从而建立集成的档案数字资源管理平台，促成档案数字资源深层次整合与知识开发的实现。再次，云计算能实现对档案应用的整合，并以服?盏男问较蛴没Х⒉迹煌?时支持用户利用各种终端设备随时随地访问所需的云服务。这些都将在最大程度上发挥档案数字资源整合的优势，提高档案服务的效率和便捷性。

　　加强大数据时代档案数字资源整合的安全保障体系建设。

　　首先，应建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证与访问权限控制，达到用户安全集成管理的目标，有效应对档案数字资源整合与大数据应用过程中的安全风险。

　　其次，通过数据加密技术保护档案信息安全。通过SSL（Secure Sockets Layer，安全套接层协议层）加密，实现在数据集的节点和应用程序之间移动保护大数据。

　　再次，综合运用大数据技术手段与安全保密制度，加强对重点领域档案数据的日常监管，有效应对档案数据聚集性与档案利用需求无序性造成的档案泄密风险。最后，实时开展档案数字资源异地异质备份工作，提高系统容灾能力。

　　最后，还要组建一支具有大数据素质的档案从业者队伍。大数据环境下，档案从业者应加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起业务专家的重任，成为档案数字资源的提供者、组织者和导航者。作为档案数字资源的提供者，就要求档案从业者具有过硬的档案专业知识与技能，能正确预判大数据给本单位数据处理各环节带来的风险构成，给出基于档案专业的解决方案，从而确保档案数字资源的真实、完整与安全，最大限度地满足档案数字资源整合的需要，保证档案价值的实现。

　　档案行业海量数据如何智能备份和管理？

　　汉龙实业针对我国目前的电子档案存储现状开发了档案行业离线光盘硬盘智能备份管理解决方案，该方案完美解决了电子档案的数据处理、档案级光盘刻录、数据迁移有效性验证等问题，并实现了归档光盘规范保存、光盘管理与光盘借阅利用等功能。

　　档案数据化处理的工作总结怎么写

　　MEI自己根据实际情况来写吧，主要写一下主要的工作内容，如何努力工作，取得的成绩，最后提出一些合理化的建议或者新的努力方向。。。。。。。

　　工作总结就是让上级知道你有什么贡献，体现你的工作价值所在。

　　所以应该写好几点：

　　1、你对岗位和工作上的认识2、具体你做了什么事

　　3、你如何用心工作，哪些事情是你动脑子去解决的。就算没什么，也要写一些有难度的问题，你如何通过努力解决了

　　4、以后工作中你还需提高哪些能力或充实哪些知识

　　5、上级喜欢主动工作的人。你分内的事情都要有所准备，即事前准备工作以下供你参考：

　　总结，就是把一个时间段的情况进行一次全面系统的总评价、总分析，分析成绩、不足、经验等。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。

　　总结的基本要求

　　1．总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。

　　2．成绩和缺点。这是总结的主要内容。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是怎样产生的，都应写清楚。

　　3．经验和教训。为了便于今后工作，必须对以前的工作经验和教训进行分析、研究、概括，并形成理论知识。

　　总结的注意事项：

　　1．一定要实事求是，成绩基本不夸大，缺点基本不缩小。这是分析、得出教训的基础。

　　2．条理要清楚。语句通顺，容易理解。

　　3．要详略适宜。有重要的，有次要的，写作时要突出重点。总结中的问题要有主次、详略之分。

　　总结的基本格式：

　　1、标题

　　2、正文

　　开头：概述情况，总体评价；提纲挈领，总括全文。

　　主体：分析成绩缺憾，总结经验教训。

　　结尾：分析问题，明确方向。

　　3、落款

　　署名与日期

　　怎样做好档案管理工作

　　导语：档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

　　分门别类

　　首先，把自己所有的文件资料全部放到一起，然后按照你们长期使用的类别去分类，不同的公司不同的岗位分类也是不一样的，举例说明：人事肯定是按照人力的六大模块进行分类，如人力资源规划;、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。这是公司级文件分类，人事内部部门会在按照自己负责的模块进行分类，意思就是按照你经常的需求分类。

　　巧用档案袋

　　档案袋肯定是必不可少的，因为档案袋上有明细，有的资料不是一份，根据时间有很多，有的是同一个事件有不同的资料集合，但是他们都是属于同类资料，难么档案袋的作用就显而易见了，档案袋不仅可以收纳资料，而且还能把里面涵盖的份数及基本内容写出来，这样你需要的时候直接看档案袋就可以了，无需全都翻出来一个一个的找

　　常用资料的归整

　　很多时候我们的资料是日常性的文件，经常用到，甚至是每天都用到，那么我们肯定是放在办公桌上，这时候就用到文件框了，文件框上每一看栏做好标识，每次使用时按照规定好的放好，假如有人要借阅你的资料，你又恰好不在，你就可以跟他说让他按照标识自己去找，总比他把所有资料都翻乱了要好，这样节省双方的时间

　　部门资料提报

　　有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料，这类资料每个月都要，甚至是每个星期，有时候我们可能会忙的忘记时间，为了防止工作没做好，我们还可以按照处理资料的时间进行排序，这样就会记得什么资料紧急处理，什么资料可以暂且搁置

　　电脑资料的存档

　　档案数据处理

　　现在不似以前，办公基本人手一台电脑，文档除了要做好本身的整理，电脑里一定要有存档，除了电脑存档以外，还应该有一份管理清单，这个清单要记录的内容有时间，用途，标题，份数，归档地以及需求人等相关信息

　　领导批复资料的回拿

　　档案除了保存，肯定还有在工作中，比如有的文档需要领导签字批复之类的，而领导不可能随时随地能帮你签字，得等领导有时间才能集中处理，这就需要给领导准备那种抽屉式的文件框，上面标注，待处理，驳回，处理完毕，不论领导在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已经签字可行，哪些被驳回了，还有哪些没有处理，这样非常能提高工作效率

　　一、规范公文处理，把好公文形成关

　　档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。

　　不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

　　1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

　　2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

　　3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

　　4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

　　二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

　　公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

　　1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

　　2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的`头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

　　3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

　　三、完善公文材料，做好档案收集工作

　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

　　1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

　　2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

　　四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

　　作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

　　一、政治素质要合格

　　档案数据处理

　　树立坚定的政治信念，用科学的理论武装头脑。要坚定不移地执行党的路线、方针、政策，坚持正确的政治方向。要有良好的职业道德和严谨的工作作风。要坚持实事求是，尊重历史，在工作中要本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，爱岗敬业，认真负责地做好本职工作。要具有爱岗敬业、认真负责的科学态度。教书育人是一种奉献，管理育人和服务育人同样也是一种奉献。

　　学生档案管理人员应当淡薄名利，默默无闻地为莘莘学子服务。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，又要熟悉和掌握与档案工作相关的方针、政策、标准和方法。具有依法治档的法制意识。用法律和纪律约束自己，牢固树立以法治档的思想观念，与一切违反《档案法》的行为进行坚决的斗争。

　　二、知识素质要全面

　　掌握档案专业知识。档案工作是专门业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用，有一整套的理论和工作方法，学生档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法，才能保证工作质量，提高工作效能，逐步实现学生档案工作的科学管理。掌握计算机知识。要适应档案管理现代化，就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能。掌握一定的外语知识。学生档案工作者还需具备一定的英语应用能力，这样才能适应新时期、新形势对学生档案工作者的要求。

　　三、业务素质要精湛

　　培养求真务实、精益求精的工作作风。学生档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微，任何一个细节的失误都会给后面的工作带来麻烦。

　　四、身体素质要健康

　　学生档案工作是一项艰苦而繁琐的工作。由于长期伏案工作、库房空气不流通以及整理档案过程中吸入有害菌等原因，导致在学生档案工作者身上出现了皮肤过敏、颈椎病、呼吸道疾病等各种难以根治的疾病。因此，要想做好档案工作，就必须加强体育锻炼，增强身体素质。

　　档案数字化管理的优势与存在的问题

　　档案数字化管理的优势与存在的问题

　　档案数字化管理优势

　　（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。

　　但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。

　　（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。

　　（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。

　　二、档案数字化管理的不足

　　（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。

　　（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。

　　（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。

　　（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。

　　总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时代发展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。

　　新时期如何做好档案管理

　　导语：新时期;档案管理;创新与发展随着科学技术的迅猛发展，档案事业也显得十分重要。办公领域现代化技术设备的应用和信息管理系统的建设，给档案工作带来了新的变化和要求。

　　1、新时期档案管理现代化主要内容

　　1.1档案资源信息化

　　档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。

　　信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的主要内容，其主要包括：—是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

　　1.2档案保护现代化

　　随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都布不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、力珐，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

　　1.3管理手段现代化

　　管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之—。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的.理论体系。

　　其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

　　1.4档案管理标准化

　　档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统—的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统—的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

　　2、正确认识档案在我国经济建设中的作用

　　档案是历史的真实写照，人类的发展不能割断历史。档案提供的史料，是当今进行重大决策的重要依据。档案资料由于它的收集、整理、保管的特殊性，决定它对历史反映的真实程度要优越于其它资料，为人们认识世界提供了很好的教材，所以充分利用档案资料，就能为我国的经济建设进行决策和制定政策，提供强有力的依据。

　　档案资料包含着人类智慧的结晶，蕴藏着前人宝贵的知识和经验，是广大专业技术人员、管理人员以及各行各业人员学习的宝库，人们从中吸收养分，为祖国的经济建设服务。

　　3、开发和利用档案信息资源，为经济建设服努

　　3.1要加强做好档案资料的基础工作

　　对于档案事业的领导和负责人，要依法加强对档案的业务指导和监督，特别是对经济、科技档案的业务指导和监督。要完善档案管理办法，建立标准体系，使档案的管理、归档和利用做到有序化。

　　特别是在当前，电子技术、网络技术等高新技术在档案事业中逐渐得到应用时，更要加强管理、指导和监督。对于从事档案工作的工作者来说，首先要热爱档案事业，把档案事业看成是一项神圣的事业，具有良好的职业道德。

　　其次，要有很好的档案管理工作能力，收集、整理和保管档案看来很平凡，实质上是很强的专业技术工作。由于档案工作是一种案头工作，默守陈规，就会没有生气，档案工作要做得有生气，就是要档案工作者不仅会管理好档案，更重要的是首先要收集、整理好档案，档案是人化的自然客体，是历史的记录、要使历史记录变成有保存价值的历史记录就需要我们去挑选、整理、立卷。这要求我们档案工作者要有正确的观念和正确的方法论，有敏锐的眼光，有精湛的档案工作技术。

　　档案管理要有制度，档案的收集、归档、分类、组卷和编目等要有程序，要防止为了“达标”和“过关”去搞档案突击整理。要做好档案管理的保密工作。在档案利用过程中要制订档案利用监督措施，要依法利用好档案，使之为社会主义经济建设服务。

　　3.2加强档案教育，提高档案工作者的素质

　　首先，培养档案人员为社会主义经济建设服务的观念。要加强社会主义市场经济理论的教育。档案工作必须贴近社会主义市场经济，档案工作者必须了解经济工作，党的政策方针和经济管理知识，这样才能有效地为社会主义经济服务。

　　其次，要增强档案人员的工作能力以适应新时代的档案工作。由于科技的进步，档案的管理手段也在发生变化，档案的载体形态、管理程序、技术方法等都发生变化，这些变化对档案管理人员的工作能力提出了新的要求。因此，根据档案工作所发生的变化，必须对档案人员进行业务培训，以增强他们的工作能力。

　　再次，要优化档案人员知识结构，以培养他们的创新精神和能力。创新能力的强弱与知识结构有很大关系，掌握的知识新、现代技术多、知识结构合理的人，他的创新能力的培养就快。我们要发展档案事业，服务好经济建设，就必须要博学多才，特别是要注重对现代科学技术和档案边缘科学知识的掌握。

　　3.3跟上形式、更新观念、搞好服务

　　档案工作具有案头工作性质，而按头工作很容易让人们忽视外界环境的变化，这也是一些档案人员在思想上滞后环境变化的原因。在当前，档案工作要树立“档案工作要服务于经济建设，注重经济效益和社会效益”的观念。主动向有关单位做宣传，使档案得到充分利用，取得更好的经济效益和社会效益。

　　4.扩大社会宣传，不断开创档案工作的新局面

　　档案事业是社会事业的一个组成部分。提高档案工作的社会地位，进而发展档案事业就必须扩大档案工作的影响;创新档案宣传领域。继《中国档案)、《档案学研究)、(档案学通讯)等国家级档案刊物出版发行后，又创办了(中国档案报)，成为世界范围内唯一一份档案工作报纸。

　　同时，各省、市、自治区也都创办档案刊物，宣传档案工作，交流工作经验，开展学术研讨，报道好人好事，扩大了档案工作的社会影响，促进了档案工作的发展。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，新的经济组织不断出现，要求档案工作与时俱进，跟踪指导，服务到位，及时建立新经济组织的档案工作。

　　为适应社会发展的需要，推进了社保档案、社区档案、家庭档案等的建立，扩大了档案工作的社会影响，强化了档案工作的服务措施，拓宽了档案工作的领域，使档案工作更好地服务于经济建设，服务于政治文明、精神文明建设，开创了档案工作的新局面。

　　企业档案数字化管理存在的问题

　　档案管理的信息化意识不足

　　实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

　　档案管理信息载体的破损

　　在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

　　标准化建设不够完善

　　档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

　　电子档案管理系统应包括哪些功能？

　　1、档案管理系统门户

　　档案管理系统会根据不同的角色岗位，提供个性化的岗位工作门户，将岗位所需要的相关的信息、从各个功能模块的数据抽取出来，集中汇总，再根据角色进行推送展示。

　　2、档案接收：

　　档案接收支持在线接收和离线接收的方式，能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。

　　3、档案管理库

　　档案管理库中数据是来自接收库中著录信息完整的档案文件，支持档案数据浏览、打印、退回接收库的操作。

　　4、档案分类

　　可以按照不同维度下面不同分类树结构查看档案数据。比如、全宗维度、档案分类维度、档案保管期限维度、档案开放情况等维度。支持批量将需要重新整理的档案文件退回接收库，重新进行整理。

　　5、档案密级鉴定

　　档案密级鉴定是对系统内档案整理好的档案进行密级重新分配的过程，支持通过审核流程对档案对密级重新调整。

　　6、档案利用

　　针对系统海量数据系统提供多种检索方式，比如全文检索、条件检索、元数据检索等功能来定位目标档案。提供在线电子借阅，纸质档案借用申请，利用登记、档案编研等功能。

　　7、档案统计

　　档案统计是档案管理情况的和档案利用情况的直观体现，能够统计档案接收情况、档案管理情况、档案利用情况、档案保存情况。便于档案管理员实时的、全面掌握档案系统当前的使用状况。

　　电子档案管理系统功能众多，文书定专注于档案管理系统，帮助实现实现电子档案自动归档、档案全生命周期数字化管理、3秒可检索、文件防篡改、可第三方存证、快速集成各类系统，满足各类组织档案管理需求，全面优化档案管理成本，保证组织档案安全可信。