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档案整理打包
找一些大的纸篓或是纸箱,按照文书、基建等分类整理好,放入纸箱内,或是直接用尼龙草把文件打成捆,上面贴上标签。搬运也挺方便的,成本还比较低。
但是一定要分好类别,标签上要清楚以免以后不好整理。
用塑料绳10盒一捆按“井”字打捆就可以了
公司人事档案如何整理
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下:取出应转走的档案;在档案底账上注销;填写《转递人事档案材料的通知单》;
按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下:对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。
库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗,锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。
扩展资料:
1、员工基本信息登记。
这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记,有一部分为员工个人填写(例如:入职员工基本信息表、入职登记表等),还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》,包括劳动合同的情况。
2、员工入职相关审批文件。
3、员工各类证件。
这一类档案很多传统企业会用复印件,不建议仅保留复印件,因为防止有修改争议,当然更重要的是可能会被毁损,尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用(实习)工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、每年度工作总结等。
5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。
6、员工在企业里的岗位异动记录。
7、员工调薪、奖惩记录。
8、劳动合同及保密协议等相关文件。
如何整理档案
法律分析:
1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料,各个公司要求不同,这里就不再赘述。
2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料。
3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。
4、第四步,装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。
5、第五步,为档案材料建立目录。目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。
6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。
7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。
法律依据:
《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条下列会计资料应当进行归档:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
出纳档案整理的方法有哪些?
(1)分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类,一般应与本单位的会计分类相一致,兼属档案装订和使用的需要。在对档案进行分类时,应当对一些无效或不需用的单据进行删除。
(2)装订。由于原始凭证大多零落散乱,容易遗失,所以出纳人员在对档案归类后应加以装订,以保证会计资料不易散落遗失。在装订时,应当注意档案厚度以便于使用;使用活页账或卡片账的,在归档时应加以装订并编齐页码,对不宜装订的应当连号存装,防止散落;对于采用财务软件记账的单位,其打印出的纸质会计档案必须装订编号;对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案,保管时采用连号编排,保存在特定的档案盒中。
(3)成册。时于装订完毕的出纳资料,应当立卷成册,启用封面或库页,甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容,并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的,可以加盖骑缝章或加贴封条。
需要强调的是,出纳账簿在更换新账簿后,应将旧账归入出纳档案。移交归档前应对旧账进行整理,对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的,应按照有关要求填写齐全;使用活页式(如用计算机记账的单位,账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位,对于活页式或卡片式账,在归档时必须缩齐页码,加以装订,并要像订本账一样加上扉页,注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等,并加盖公章。