在当今数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升效率、保障安全和促进共享的关键举措。海南省作为中国重要的经济特区和自由贸易港，档案管理的数字化进程对于推动区域经济社会发展具有重要意义。近年来，海南省在档案数字化业务方面取得了显著进展，通过引入先进的数字化技术和专业的服务团队，逐步实现了档案管理的智能化和便捷化。档案数字化不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为政府部门、企业和普通民众提供了更加便捷的档案查询和利用服务。

　　海南档案数字化业务开展的过程中需要注意以下这些问题：

　　1、健全档案管理制度。档案数字化管理是国家鼓励和支持的档案管理方法，档案管理部门要建立健全档案安全工作机制，完善档案管理制度。结合企业的自身状况，符合当前档案数字化发展的趋势，新建一套档案管理制度，例如，档案安全保密制度、档案信息系统管理制度、电子档案管理规范等。有健全管理制度的保障，档案数字化工作才能稳步推进，向着程序化、流程化、规范化的方向前行。

　　2、整合相应配套资源。

　　(1)确保档案的准确性。前期的整理检查工作是保证档案准确性的基础，需要依次核对纸质档案的内容、页码、顺序、目录。档案数字化后的数据质量、图像质量检查也很重要，数据、图像要清晰，内容要连续。后期要对数据联接进行检查，避免链接错误的发生。

　　(2)完善软硬件设施。档案数字化建设良性开展的前提是配套的软硬件设施，软硬件设施的兼容性、稳定性、可操作性对于档案数字化建设至关重要。配套的软硬件设施能有效提升办公效率，保证档案工作中保管、统计、利用、保密等工作的有序进行。

　　(3)持续开展档案数字化。实现档案数字化是一个长期的过程，企业存在的时间越长档案就会越多，再加上分类标准的不断改进，这些问题都会延长档案数字化工作时间。另外，每年新形成的档案也需要进行档案数字化，档案数字化工作是一个需要长期持续进行的工作。

　　3、建立安全网络环境。档案数字化最显著的特点就是依靠存储和网络传输，因此，受数据安全和网络安全的影响特别大。网络病毒、黑客入侵、木马及系统漏洞等网络问题是现实网络世界中长期存在的。数据存储的可靠性，数据传输的安全性，在档案数字化过程中尤为重要。磁盘存储RAID技术能保证基础数据的安全，利用网络防火墙、网闸、智能网关、网络防毒墙等网络安全设备，在物理上和数据上等多种渠道将网络环境安全隔离并且能保证有效传输。同时，也要建立科学的监督管理机制，加强工作中的监管，设立相应的应急预案，保证电子档案的稳定与安全。

　　(1)档案数字化存储方式。传统的存储方式有很多，如：计算机存储、光盘存储、服务器磁盘阵列存储，还有目前较为热门的云端存储。电子档案对存储方式的要求较为特殊，既要保证调取查询的准确性与快速性，又要保证涉密级别的安全性与稳定性。因此，选用传统的光盘和计算机等简单的存储方式就不是很理想。云端存储虽然方便快捷，但电子档案的安全性又会受到影响。因此，建立一个独立的存储机房，利用服务器及磁盘阵列存储的方式目前还是最优之选。利用磁盘阵列的RAID(数据冗余技术)能保证本地数据的备份安全，同时机房还有UPS不间断电源，可以确保服务器、磁盘阵列等硬件在断电时受到保护。另外，还可以采取多种存档方式共存。例如，异地备份、容灾备份等措施，能确保电子档案的存储安全。

　　(2)网络环境及数据传输。可开放档案的查阅和利用需要通过互联网访问和数据传输，将电子档案的存储设置在一个独立的网络环境中显然不能满足现阶段档案的利用要求，所以建立一个安全的网络环境非常重要。我们可以通过网络防火墙、网闸、智能网关、网络防毒墙等网络安全设备将档案存储环境与外界网络环境既有效隔离又做到安全链接。