江夏区是湖北武汉的一个下辖区，地处武汉市南部，北与洪山区接壤，南与咸宁市相连，东临鄂州市、大冶市，西与蔡甸区、汉南区隔江相望。江夏区是典型的鱼米之乡，形成了粮油、水产、蔬菜、畜禽、茶叶、水果、莲藕、种业、休闲农业九大优势特色产业相互促进、相互支撑、日益健全的现代都市农业产业结构体系。与此同时，江夏区历史较为悠久，是楚文化的发祥地之一，地处中华府邸，素有“楚天首县”之称。因此，江夏区留存了较为丰富的档案资源，包括珍贵的历史档案和重要的现代档案等。近些年来，随着档案数字化不断发展，江夏区也积极响应国家号召，开展档案整理数字化转型工作。

　　江夏区档案整理数字化的大致流程：

　　一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

　　二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。

　　三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

　　四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。

　　五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理;修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。

　　六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。

　　七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。

　　传统的档案整理方法对档案整理数字化工作开展的影响：

　　第一，密与非密不分，直接影响扫描数据的存储、管理及利用。现在的保密要求明确规定：密与非密混在一起，一律按涉密数据处理;低密级数据与高密级数据混在一起，一律按最高密级数据处理。对于行政审批、干部人事等材料，往往结论性的最终批复材料都是可公开的信息，而报批材料和机关内部审批过程中形成的内部文件，往往带有敏感信息和涉密内容。现在，将可公开的政府信息和涉密或敏感信息混在一起，不仅让扫描后形成的数据出不了涉密网，更极大地限制了可公开信息的共享和档案数字化成果的利用服务。

　　第二，用一条目录对应若干个“自然件”，经数字化扫描，常常造成一条文件目录下面挂接了若干个“自然件”的情况，犹如将所有的“自然件”书写在同一页纸上。由于数字影像的阅读与纸质档案的阅读有着很大的不同，当阅读者不懂档案整理规则时，在一条目录下面阅读到多个与目录不相对应的“自然件”，势必造成阅读障碍。

　　在档案数字化过程中，如何解决传统档案整理方法对数字化工作带来的负面影响，可以采取的措施主要包括以下这些：

　　第一，即“拆件”，以“自然件”为单位，进行数字化。在档案数字化前处理阶段，就将原来的档案，以“自然件”为单位，重新登记。

　　第二，补目录。对于每个自然件，都给予一条对应的目录。尤其是正式的收发文，必须一文一目录。其他内部文件，编目时可以简单化，仅仅标明主题及之一、之二等即可。在著录时，必须标明密级及公开与否等信息。

　　第三，补编档号。在原有档号基础上，增加一个件号字段，保证新出生的每条目录都有编号。同时，以原有的档号，保持文件之间的有机联系。

　　计算机的优势就是不怕细，只怕粗。以“自然件”为单位进行数字化，能够较好地解决管理、利用中的涉密和阅读的问题。尤其是针对建国后形成的档案，不失为一种有效的补救措施与方法。