在金融行业数字化转型加速推进的时代背景下，档案作为银行经营管理活动的原始记录，承载着客户信息、业务数据、风控流程等核心资料，其规范化管理与高效利用成为银行提升核心竞争力的关键环节。长沙银行立足区域金融发展需求，敏锐把握数字化浪潮趋势，积极开展档案整理数字化工作，通过整合专业资源、引入先进技术，构建起符合现代金融服务标准的档案管理体系，旨在实现档案资源从传统存储向智能应用的跨越，为银行稳健运营与创新发展筑牢数据根基。

　　长沙银行档案整理数字化的具体程序：

　　一是对档案信息化工作进行顶层设计。

　　建立档案管理领导小组及档案管理机构，明确档案管理的层级关系和职责分工，通过档案工作协调机制，尤其是电子档案管理协同机制，深度链接银行档案管理、组织、制度、监督网络体系。制定本行五年档案业务提升方案，将制度建设、人员配备、实体档案保管、档案系统建设、档案数字化、电子文件归档等规划在内，提纲挈领，为后续工作推进提供目标和方向。

　　二是分解档案信息化建设具体任务。

　　企业数字档案馆(室)建设测评办法对企事业单位档案信息化工作提出具体要求，为商业银行档案信息化建设工作开展提供了思路和解决方案。商业银行可参照数字档案馆(室)建设测评指标分解具体任务，档案部门协同信息部门、财务部门、核心业务部门，在技术、费用、人员方面给予具体保障。

　　三是统一档案业务体系规范和监督考核机制。

　　面对档案数字资源多样、电子档案相关标准不断发展、档案利用需求即时性等特点，银行需建立科学稳定的档案分类体系、梳理编制各单位归档范围及保管期限表、制订全行及条线档案办法等管理制度，同时落实监督考核工作制度，用科学的考核体系检验工作成效。

　　四是存量档案数字化、增量档案电子化。针对存量历史档案，银行需进行纸质档案数字化加工，明确数字化加工范围，掌握历史档案总量，分轻重缓急、历史远近、重要程度，制订数字化加工任务规划，综合考虑以上因素决定各类档案采用外包服务方式还是行内自行完成，有计划稳步消化历史包袱。针对库房容量不足造成的存量实体档案保管问题，对于业务会计档案等数量巨大、利用率相对较低的档案，可考虑托管服务，缓解整体运营压力。

　　针对现阶段各业务系统形成的电子文件归档问题，可从模式相对成熟的OA系统及重要核心的业务系统开始对接，其他系统逐步接入。银行核心业务系统并未实现业务全程线上办理，重要凭证类文件仍然保留纸质实体，因此在业务系统业务审批环节，需将纸质文件数字复制件上传，通过系统接口，将数字复制件及业务系统原生电子文件推送至档案系统，同时纸质原件进行线下归档。商业银行也有部分诸如消费贷款类业务已实现全流程线上办理，具备开展“单套制”归档试点的条件，可不再打印纸质文件进行归档。

　　五是档案系统是档案规范化、信息化管理工作的着力点。其一，档案分类体系、各门类档案著录项的构建、档案收管存用各环节的工作流程、档案数据权限等，均需固化在档案系统中，为档案规范化管理提供标准模板。其二，档案系统各业务环节的自动化功能，能大大降人工归档工作量，提高归档工作效率，使档案系统成为档案管理工作自动化的重要工具。其三，存量档案数字化成果、系统对接之后的电子文件归档成果，将高度汇聚于档案系统，为提供档案便捷精准的利用服务提供保障，为充分发挥档案资源价值提供基础。

　　最后，长沙银行档案整理数字化工作通过全流程标准化管控与智能化技术应用，已实现档案管理效率与信息服务水平的双重提升，有效支撑了业务合规审查、风险防控和客户服务优化等工作。未来，长沙银行将持续深化档案数字化成果应用，探索与大数据、人工智能等前沿技术的融合创新，进一步完善档案资源价值挖掘机制，推动档案管理工作的转型升级。