欢迎来到中博奥技术有限公司官网

文书档案整理方案

时间:2022-05-31 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  文书档案整理方案是单位在行政管理、经营管理、生产管理和党群管理活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、会议纪要、计划和总结等。载体形式主要有纸质文件、电子文件、信息系统数据等。

文书档案整理方案

  文书档案整理方案

  01分类

  归档文件采用年度—分类号—保管期限进行分类,同一全宗应保持分类方案的稳定。

  02排列

  归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。内容紧密相关的,应集中排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

  03装订

  1、归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。归档文件目录按照年度、保管期限、机构(问题)装订成册。装订成册的文件目录,应编制封面。

  2、归档文件应按件装订。归档纸质文件必须用文件归档专用不锈钢钉或者棉线在左侧装订。装订时,应采用单孔直角装订或三孔一线装订法(单份文件厚度超过1cm的)。

  04编号

  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构或问题(分类号)、保管期限、件号、页数等必备项。

  (1)全宗号:全宗号填写必须保持完整性,不可省略。

  (2)年度:填写文件最终形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2020。

  (3)分类号:填写分类方案确定的分类号。

  (4)保管期限:填写Y、30、10,分别代表永久、30年、10年。

  (5)件号:填写文件的排列顺序号。

  件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“0001”开始标注。

  (6)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。

  05电脑著录

  1.著录项目主要包括

  (1)件号:填写文件的排列顺序号。

  (2)责任者:填写制发文件的单位或部门,即文件的发文单位或落款名称。不得填写经办人。

  (3)文件编号:填写文件自带的编号。

  (4)文件题名:文件标题。没有标题、标题无法区分同名文件或标题没有概括文件主要内容的,应自拟标题,外加“[]”号,附于原题名之后。

  (5)日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:20200428。无法确定准确日期,可填写年月或年,如:202004或2020。

  (6)页数:每一件归档文件的页数,以有效内容的页面为一页。各类信息系统归档数据、电子文件等不需填写页数。

  (7)备注:应填写注释文件需说明的情况。信息系统数据应填写数据来源。

  (8)载体类型:分为电子文件、纸质文件、电子文件和纸质文件。

  (9)密级:分为内部公开、普通商密和核心商密。

  2.在分类方案的最低一级类目内,应确保一个季度内纸质文件的件号相对集中、连续。如有多人整理,应先编制临时件号,再由公司档案管理员汇总和重新编制件号,最后正式填写件号。正式件号填写完成,不得出现漏、断号现象。

  06装盒

  1.将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、归档文件目录、盒脊及备考表项目。不同全宗号、年度、保管期限、分类号的归档文件,应分别装盒。

  2.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)。

  3.档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构问题(填写分类号)、起止件号等必备项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。

  4.备考表

  (1)备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

  (2)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件等情况。

  (3)整理人:填写负责整理归档文件的人员姓名。

  (4)检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

  (5)日期:填写归档文件整理完毕的日期。

  07归档文件目录

  归档文件目录填写完整,序号、档号、责任者、题名、日期、密级、页数为必填项,文号及备注有则填写。表格采用A4幅面,页面宜横向设置。

标签

我是中博奥客服:小奥
中博奥技术有限公司& 版权所有工信部备案号:豫ICP备11015869号-8 Copyright © 2023-2024

档案整理档案数字化

档案扫描档案管理软件系统

TEL:18937133779

To Top