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公司档案整理如何做目录

时间:2022-07-07 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  公司档案整理如何做目录?首先建立execl,打开表格做表头,第一行第一写序号,第二写文件文号,第三文件名,第四数量,第五是否原件,第六备注。这样有文件就可以从第二行开始按这个题目填了。

公司档案整理如何做目录

  一、立卷

  一个全宗的文件经过分类之后,只是将同一类别的档案集中在一起,各个类内都还有相当数量的文件,还要进一步整理,使之系统化、个别化。

  (一)立卷的含义及意义

  档案不同于图书,单份文件是零散的、大量的,一般不宜作为独立的保管单位,而且,文件之间常有密切的联系,若将有联系的文件随意分开,将会失去其原有价值。所以,人们在整理档案时,将若干互有联系的文件组合成一个有机整体,称“案卷”,将文件编立成案卷的过程称“立卷”或“组卷”。

  案卷是密切联系的若干文件的组合体,它是档案基本的保管单位,通常也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。案卷是组成全宗的基本单位。立卷是档案整理工作的重要基础,立卷工作的好坏、案卷质量如何,是衡量档案整理工作水平的重要标志。

  (二)立卷与全宗内档案分类的关系

  立卷工作在我国一般由文书处理部门和业务部门负责,但档案部门须与之协调,如对归档案卷进行质量检查验收,对不合要求的案卷进行加工,对零散文件进行立卷等。

  立卷与全宗内档案的分类是相互联系的两项工作。分类是按一定标准把一个全宗内的档案划分为若干类别,每一次划分只能使用一种标准,不能同时使用两种或两种以上的标准,同一类内的各小类之间是并列关系;立卷是按一定特征把文件组合成若干保管单位,同一类内的文件组卷,可根据需要同时使用多种特征。

  比如,对一部分文件可按问题特征进行立卷,另一部分文件可按时间特征进行立卷,同一类内的各个案卷之间的关系因而也比较复杂,有的是并列关系,有的是交叉关系,还有的是从属关系。立卷与分类的共同之处在于都是按照一定特征集中、组合档案文件,以保持文件之间在某些方面的联系,实质上都是对文件的分类,只不过分类的层次有别,分类的次序有先后,分类的范围大小不同。

  文件分类与立卷的程序一般是先后关系,先分类(包括区分全宗)再立卷,分类通常是立卷的前提,分类的方法和质量,对立卷有一定的影响,甚至有决定作用。立卷对分类也有一定的制约,有些案卷是在历史上形成的密不可分的一组文件整体,在重新分类整理时则应当在原来案卷的基础上进行分类,如对于公安、司法、监察、人事部门的档案在进行分类时应考虑文件之间的微观联系,因为在处理一个案件过程中形成的全部文件是不可分割的,必须组成一个案卷,分类只能在这些案卷的基础上进行。因此,确定分类方法和制定分类方案之前,必须考虑到这些文件如何组成案卷的问题。在立卷过程中,如果发现所订分类方案或分类有错误时,必须加以修正。

  可见,立卷不能完全在分类之后进行,先立卷后分类或两者结合进行的情况也会时常发生。

  (三)立卷工作的内容

  立卷工作的内容包括组成案卷单位,拟写案卷标题,卷内文件的排列与编号,填写卷内文件目录与备考表,案卷封面的编目与案卷的装订等工作内容。

  二、案卷排列与编号

  全宗内档案(或档案馆、档案室接收的案卷),经分类、立卷以后还必须进行系统的排列。全宗内各类的序列,已在分类方案中排定,所以通常所说的案卷排列,就是根据一定的方法,确定每类内案卷的前后次序和排放的位置,保持案卷与案卷之间的联系。案卷排列方法有以下几种:

  (1)按照案卷所反映的工作上的联系来排列。

  (2)按照案卷内容所反映的问题来排列。

  (3)按照案卷的起止日期(时间)来排列。

  (4)按照案卷的重要程度排列。

  (5)按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。

  (6)人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷,可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

  上述几种排列方法可以单独使用,也可结合使用。对于不同类型、不同保管期限的档案,在案卷排列中应予以区分。

  案卷排列完后应按排列次序编上案卷号,固定案卷的排放位置,案卷号作为档号的组成部分可提供案卷的出处。现行单位大多采取一个组织机构的案卷每年编一个顺序号的办法,或是整个单位一个年度的全部案卷编一个顺序号。历史档案、撤销单位的档案不再形成新的档案,可把一个全宗内所有的案卷统一编号。

  三、案卷编目

  案卷在排列与编号以后,还应当按照顺序登记到案卷目录上,案卷目录即案卷名册,是反映案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。其主要作用有:第一,固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序,反映和巩固档案整理工作的成果;第二,揭示全宗内档案内容和成分,是查找、利用档案最基本的检索工具,也是编制其他检索工具的基础;第三,它是案卷清册和总账,是档案登记的基本形式,也是统计和检查档案的重要依据。

  (一)案卷目录的结构

  案卷目录一般包括:

  (1)封面和扉页:应写明全宗名称、全宗号、类名、目录号,目录中档案的起止日期。

  (2)目次:写明各类或各部分的名称及其起止页码(也可包括案卷起止号)。

  (3)序言或说明:对目录结构、立档单位、编制方法等情况进行的简要说明。

  (4)简称表:即目录中所采用的名词的简称与全称的对照表。

  (5)案卷目录表:是案卷目录的主体,其基本项目包括案卷号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等。其格式见下表。

  表案卷目录表

  全宗立卷、案卷排列与目录

  (6)备考表:附于目录最后,说明该目录有关的基本情况,如案卷数量、目录张数、编制日期、案卷移出、销毁和损坏情况的说明等。

  案卷目录应编制一式数份,其中一份留存备用,一份或几份供日常使用,其他供移交时使用。

  (二)案卷目录的编号

  案卷目录的编制可以根据全宗内案卷的实际情况,或者一个类编一本,或者一个全宗只编一本,还可以按照案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制。如果一个全宗内有若干案卷目录,为固定次序,则应为每本案卷目录编上号码,即“案卷目录号”,通常简称“目录号”。

  目录号主要有两种编制方法:一是将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号,在一个全宗内没有重复的案卷目录号;二是将全宗内所有案卷目录按类别分开编号,在同一类别之内没有重复的案卷目录号。

  前一种方法比较简便,形成的目录号能够直接反映全宗内案卷目录的数量,但由于没有和类号保持一致,因而不能直观、清晰地反映全宗内档案分类体系。后一种方法比较复杂,形成的目录号不能直接反映全宗内案卷目录数量,但如果是按照分类体系的类别来编号,目录号就能直观、清晰地显示全宗内档案分类的主要体系结构。目录号连同全宗号、案卷号一起标在案卷封面或脊背上,作为存取档案的依据。

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