北京整理档案的公司

　　档案是一个组织信息管理的基础，也是知识资源的核心部分，所以要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理。

　　北京整理档案的公司

　　什么是“档号”？

　　档案行业标准《档号编制规则》(DA/T 13-1994)中对档号的定义为：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

　　档号编制原则：

　　（1）唯一性原则

　　档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

　　（2）合理性原则

　　档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

　　（3）稳定性原则

　　档号一经确定，一般不应随意改变。

　　（4）扩充性原则

　　档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

　　（5）简单性原则

　　档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

　　档号结构分类

　　档号结构分为三种：

　　第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。

　　第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。

　　第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。

　　国家档案局在新颁布的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）中，增加了归档文件档号结构和编制要求，标准规定：归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。、

　　档号结构和档案排列编号（参考）

　　文书档案

　　1、排列编号方法：

　　按照同一年度，同一保管期限进行排列编制件号；

　　2、档号：

　　由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成；

　　如：

　　声像档案

　　1、编号排列方法：

　　按照载体不同设置二级类目；照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列，编制件号，件号在盒内流水，其它载体类档案按照文件类型（01-录音文件、02-录像文件、03数据文件、文件、04-其它）再设置二级类目，在盘号内对文件进行编号。

　　1.1照片档案档号：

　　全宗号—分类号—保管期限—盒号—件号。

　　如：

　　1.2声像档案档号：

　　全宗号—分类号—二级分类号—件号。

　　如：

　　审计档案

　　1、排列编号方法：

　　在一级类目下，按审计项目设置编号；

　　2、档号：

　　全宗号—分类号—项目号—案卷号—件号

　　如：

　　会计档案

　　1、排列编号方法：

　　在一级类目下，按照二级类目编制目录号和案卷号；

　　2、档号：

　　全宗号—目录号（一级类目代字+二级类目代字+年度号）—案卷号；

　　二级类目为：凭证1、账簿2、报表3、其他4。

　　其中根据公司实际运作情况，可将财务档案按“类别—机构—年度”的分类方法，按不同机构进行立卷归档，分别给予目录号，只有一个机构的，可不做机构号区分。如SH1.1表示上海公司第一本会计凭证目录号，其中，第一个“1”表示会计凭证，第二个“1”表示年度号。SH2.1表示上海公司第一本会计账薄目录号，以此类推。

　　如：

　　设备仪器档案

　　1、排列编号方法：

　　在一级类目下，按设备种类或型号设置；

　　2、档号：

　　全宗号—分类号（SB）—设备种类（型号）—案卷号

　　如：

　　实物档案

　　1、排列编号方法：

　　按照实物载体不同设置二级类目，在同一年度内，编制件号；

　　2、档号：

　　全宗号—一级分类号（实物）—保管期限—件号