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北京整理档案的公司

来源: 2022-07-07

  档案是一个组织信息管理的基础,也是知识资源的核心部分,所以要实现本单位的知识资源的管理,首先要做好电子档案的管理。

北京整理档案的公司

  北京整理档案的公司

  什么是“档号”?

  档案行业标准《档号编制规则》(DA/T 13-1994)中对档号的定义为:档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。

  档号编制原则:

  (1)唯一性原则

  档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

  (2)合理性原则

  档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

  (3)稳定性原则

  档号一经确定,一般不应随意改变。

  (4)扩充性原则

  档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

  (5)简单性原则

  档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。

  档号结构分类

  档号结构分为三种:

  第一种结构为:全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号。

  第二种结构为:全宗号-类别号-案卷号-件、页(张)号。

  第三种结构为:类别号-项目号-案卷号-件、页(张)号。

  国家档案局在新颁布的《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)中,增加了归档文件档号结构和编制要求,标准规定:归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

  档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“•”隔开。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。、

  档号结构和档案排列编号(参考)

  文书档案

  1、排列编号方法:

  按照同一年度,同一保管期限进行排列编制件号;

  2、档号:

  由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成;

  如:

  声像档案

  1、编号排列方法:

  按照载体不同设置二级类目;照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列,编制件号,件号在盒内流水,其它载体类档案按照文件类型(01-录音文件、02-录像文件、03数据文件、文件、04-其它)再设置二级类目,在盘号内对文件进行编号。

  1.1照片档案档号:

  全宗号—分类号—保管期限—盒号—件号。

  如:

  1.2声像档案档号:

  全宗号—分类号—二级分类号—件号。

  如:

  审计档案

  1、排列编号方法:

  在一级类目下,按审计项目设置编号;

  2、档号:

  全宗号—分类号—项目号—案卷号—件号

  如:

  会计档案

  1、排列编号方法:

  在一级类目下,按照二级类目编制目录号和案卷号;

  2、档号:

  全宗号—目录号(一级类目代字+二级类目代字+年度号)—案卷号;

  二级类目为:凭证1、账簿2、报表3、其他4。

  其中根据公司实际运作情况,可将财务档案按“类别—机构—年度”的分类方法,按不同机构进行立卷归档,分别给予目录号,只有一个机构的,可不做机构号区分。如SH1.1表示上海公司第一本会计凭证目录号,其中,第一个“1”表示会计凭证,第二个“1”表示年度号。SH2.1表示上海公司第一本会计账薄目录号,以此类推。

  如:

  设备仪器档案

  1、排列编号方法:

  在一级类目下,按设备种类或型号设置;

  2、档号:

  全宗号—分类号(SB)—设备种类(型号)—案卷号

  如:

  实物档案

  1、排列编号方法:

  按照实物载体不同设置二级类目,在同一年度内,编制件号;

  2、档号:

  全宗号—一级分类号(实物)—保管期限—件号

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